Cập nhật 21.02.2025 | Quản trị
Sử dụng Microsoft Excel (hoặc một công cụ tương tự như Google Sheet) là một cách đơn giản và tiết kiệm để quản lý hoạt động bán hàng, lưu trữ booking, lưu trữ dữ liệu khách hàng, thống kê doanh thu và một số hỗ trợ khác.
Tuy nhiên, cách tiếp cận này có những hạn chế. Cụ thể, nó không bền vững khi doanh nghiệp của bạn phát triển, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức chỉ để làm các thao tác thủ công, dễ xảy ra lỗi và cực kỳ khó để mang lại một bức tranh tổng quát về hoạt động của doanh nghiệp.
Hoạt động của doanh nghiệp du lịch luôn cần phải lưu trữ một lượng lớn dữ liệu liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau như Sản phẩm/dịch vụ, Kinh doanh, Điều hành, Kế toán,... Việc quản lý dữ liệu bằng Excel khiến doanh nghiệp phải phân tách dữ liệu thành nhiều file riêng biệt, mỗi bộ phận sẽ có những tệp dữ liệu riêng của mình dẫn đến sự phân tán và thiếu đồng nhất trong hệ thống quản lý chung.
Khi các bộ phận cần chia sẻ dữ liệu, họ cần phải gửi file qua email hoặc các phương thức khác. Điều này không chỉ mất thời gian mà còn làm tăng nguy cơ xảy ra lỗi trong quá trình sao chép, chỉnh sửa, hoặc cập nhật dữ liệu. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, việc cập nhật giữa các file có thể không đồng bộ, dẫn đến sự sai lệch thông tin giữa các bộ phận.
Ví dụ, bộ phận Sản phẩm/dịch vụ đã cập nhật giá tour mới nhất dựa trên giá từ nhà cung cấp. Tuy nhiên, bộ phận Kinh doanh vẫn đang sử dụng file giá cũ để tư vấn khách hàng, dẫn đến sai lệch trong báo giá, gây mất uy tín với khách hàng và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Excel thường không có cơ chế bảo mật chặt chẽ, khiến dữ liệu dễ bị rò rỉ khi lưu trữ trên nhiều file. Nhân viên có thể vô tình hoặc cố ý chia sẻ thông tin cho người không có quyền truy cập, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến bảo mật thông tin khách hàng cũng như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Hơn nữa, việc lưu trữ dữ liệu trên nhiều file riêng lẻ cũng làm tăng rủi ro mất mát dữ liệu. Nếu một file bị lỗi hoặc xóa nhầm doanh nghiệp có thể mất một lượng lớn dữ liệu quan trọng. Điều này đặc biệt nguy hiểm đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn khi dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và ra quyết định.
Trong Ngành Du lịch, giá tour không cố định mà thay đổi liên tục theo nhiều yếu tố như thời điểm, mùa cao điểm hay thấp điểm, biến động giá từ nhà cung cấp dịch vụ,... Khi doanh nghiệp sử dụng Excel để tính giá tour, mọi dữ liệu phải được nhập thủ công và thiết lập công thức riêng cho từng tour.
Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu. Chỉ cần một lỗi nhỏ, như nhập sai số hoặc liên kết nhầm ô dữ liệu, có thể dẫn đến báo giá không chính xác. Điều này khiến doanh nghiệp du lịch có thể đưa ra mức giá thấp hơn chi phí thực tế, gây thất thoát lợi nhuận hoặc báo giá quá cao làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Hơn nữa, khi giá dịch vụ thay đổi, doanh nghiệp cần liên tục cập nhật lại file Excel. Nếu có quá nhiều nhân sự cùng tham gia vào quá trình này việc kiểm soát phiên bản mới nhất trở nên khó khăn. Dữ liệu có thể bị ghi đè, chỉnh sửa trùng lặp hoặc vô tình xóa nhầm, dẫn đến sai lệch trong báo giá. Đồng thời gây khó khăn trong việc theo dõi lịch sử thay đổi và xác định nguyên nhân nếu có sai lệch trong báo giá.
Một trong những vấn đề phổ biến khi kiểm soát Booking bằng Excel là trùng Booking do nhiều nhân viên cùng tiếp nhận mà không có hệ thống kiểm soát chung. Khi khách hàng đặt tour qua nhiều kênh như website, điện thoại, email,... dữ liệu có thể được nhập nhiều lần mà không phát hiện kịp thời.
Ngoài ra, việc cập nhật thông tin hủy booking cũng gặp nhiều khó khăn. Khi khách hàng thay đổi hoặc hủy tour, nếu dữ liệu không được cập nhật kịp thời trên file Excel sẽ dẫn đến sai sót trong điều phối dịch vụ hoặc sai sót trong quy trình hoàn tiền.
Lên cấp độ cao hơn, khi nhân viên báo cáo hoàn thành công việc, lãnh đạo chỉ có thể thấy được kết quả công việc một cách tổng thể chứ không thể theo dõi chi tiết từng đầu việc do giao diện bị giới hạn. Lãnh đạo không thể biết nhân viên đã thực hiện nhiệm vụ của mình như thế nào, tiến độ và kết quả ra sao. Điều này có thể gây thiếu minh bạch trong công việc, làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc chung của toàn doanh nghiệp.
Ngoài ra, Excel không có khả năng cập nhật dữ liệu tự động theo thời gian thực. Khi doanh nghiệp muốn theo dõi tình hình kinh doanh hàng ngày hoặc so sánh hiệu suất giữa các giai đoạn, họ phải liên tục thu thập và nhập lại dữ liệu từ nhiều file khác nhau.
Bên cạnh đó, hầu hết các báo cáo trên Excel chỉ thể hiện dưới dạng bảng số liệu thô, thiếu các công cụ hiển thị trực quan như dashboard động, biểu đồ tự động cập nhật hay hệ thống phân tích dữ liệu nâng cao. Khi cần trình bày báo cáo cho lãnh đạo hoặc đối tác, việc phải đọc qua một loạt số liệu dài dòng sẽ gây khó khăn trong việc nắm bắt tình hình và ra quyết định.
Trước những bất cập của Excel, Phần mềm Quản trị và Điều hành Doanh nghiệp du lịch TravelMaster chính là giải pháp giúp doanh nghiệp du lịch tối ưu hóa quy trình làm việc, tiến tới tự động hóa, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.
Phần mềm phù hợp triển khai cho mọi loại hình doanh nghiệp du lịch, bao gồm: Công ty du lịch lữ hành, Công ty cho thuê xe liên quan điều hành du lịch, Công ty cung cấp các dịch vụ khác trong Ngành Du lịch. Đặc biệt, khác với những phần mềm quản lý thông thường, Phần mềm TravelMaster được thiết kế chuyên sâu theo các nghiệp vụ đặc thù trong Ngành Du lịch, giúp tối ưu từng tác vụ và nâng cao hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp.
Phần mềm TravelMaster cung cấp một nền tảng duy nhất giúp doanh nghiệp du lịch lưu trữ và quản lý toàn bộ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm:
Các nhóm dữ liệu trong hệ thống sẽ được liên kết chặt chẽ, tạo thành một cấu trúc dữ liệu tiêu chuẩn, giúp doanh nghiệp du lịch quản lý thông tin một cách khoa học và hiệu quả.
Đặc biệt, Phần mềm TravelMaster cho phép các phòng ban truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác theo cơ chế phân quyền. Ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể tra cứu danh sách tour, bảng giá dịch vụ và thông tin khách hàng để xây dựng báo giá phù hợp. Tương tự, kế toán có thể theo dõi công nợ của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp ngay trên hệ thống mà không cần nhập liệu thủ công.
Điều này không chỉ tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận mà còn đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và đồng bộ. Nhờ đó, quy trình làm việc trở nên trơn tru hơn, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao tính chính xác của dữ liệu.
Trên TravelMaster, doanh nghiệp có thể chiết tính giá tour một cách nhanh chóng chỉ trong 3 phút. Toàn bộ dữ liệu cần thiết như thông tin nhà cung cấp, dịch vụ, giá NET, FOC (Free of charge),... đều được hiển thị chi tiết giúp quá trình tính toán trở nên dễ dàng và minh bạch.
Mặt khác, Phần mềm TravelMaster cũng hỗ trợ chiết tính giá Tour một cách tự động giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác. Doanh nghiệp có thể thiết lập mức lợi nhuận kỳ vọng (Markup Rate), chính sách giá theo từng nhóm khách hàng, khoảng khách áp dụng. Hơn nữa, phần mềm cũng cho phép cập nhật chi phí theo số lượng khách và độ tuổi (trẻ em, người lớn), tự động tính toán mức giá tối ưu dựa trên các điều kiện đặt tour.
>>> Xem thêm: Quy trình chiết tính giá Tour trên TravelMaster
TravelMaster cho phép theo dõi toàn bộ Booking từ nhiều nguồn khác nhau như Booking từ nhân viên kinh doanh, Booking từ đại lý du lịch, Booking từ cộng tác viên,..Tất cả đơn đặt dịch vụ được tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp quản lý dễ dàng và minh bạch.
Mỗi Booking đều hiển thị đầy đủ thông tin quan trọng như loại tour, danh sách khách hàng, lịch trình tour, danh sách các dịch vụ Tour, dịch vụ lẻ, Up Sale, thực thu, chi phí ước tính,....
Hơn nữa, TravelMaster cho phép doanh nghiệp theo dõi trạng thái của từng Booking theo từng giai đoạn cụ thể, từ Booking mới vừa được tạo, Booking đã xác nhận, Booking đang trong quá trình thanh toán, đến Booking hoàn tất hoặc Booking bị hủy. Khi có phát sinh hủy dịch vụ, hệ thống cũng hỗ trợ quản lý các trường hợp hủy trước hoặc sau khi thanh toán. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và xử lý các yêu cầu hoàn tiền một cách chuyên nghiệp, tránh sai sót và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
Mặt khác, tại mỗi booking đều được lưu trữ lịch sử giao dịch chi tiết, cho phép nhà quản lý theo dõi xuyên suốt các thao tác của nhân viên bán hàng. Khi có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể xác định nguyên nhân và trách nhiệm của các bên liên quan.
>>> Xem thêm: Nghiệp vụ Hủy Booking trên Phần mềm du lịch TravelMaster
Đáp ứng nghiệp vụ du lịch, Phần mềm TravelMaster phát triển nhiều tính năng chuyên sâu giúp hỗ trợ hoạt động kinh doanh một cách triệt để, từ xây dựng báo giá tour, quản lý lịch mở bán, đến chăm sóc khách hàng và triển khai các chiến dịch tiếp thị hiệu quả. Với TravelMaster, doanh nghiệp có thể xây dựng báo giá tour một cách nhanh chóng và chính xác. Nhân viên kinh doanh có thể tạo báo giá mới bằng cách thêm nhanh hoặc nhân bản từ báo giá có sẵn và điều chỉnh lại thông tin.
Phần mềm cũng hỗ trợ quản lý lịch mở bán tour thông minh theo từng ngày khởi hành. Sale có thể theo dõi tổng số chỗ mở bán, số chỗ đã bán, số chỗ đang giữ và tình trạng mở bán của từng tour một cách trực quan. Từ đó nhanh chóng cập nhật tình hình đặt chỗ, từ đó đưa ra các chiến lược bán hàng phù hợp nhằm tăng trưởng doanh thu.
Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng TaCRM trên TravelMaster cũng giúp doanh nghiệp quản lý không giới hạn số lượng khách hàng và đại lý. Mọi thông tin quan trọng về khách hàng đều được lưu trữ tập trung. Hệ thống sẽ tự động phân loại khách hàng theo 5 giai đoạn trong quy trình bán hàng, bao gồm: (1) Khách hàng tiềm năng, (2) Tiếp cận và kết nối, (3) Tư vấn - Giới thiệu, (4) Thỏa thuận giá - Chốt Sale, (5) Chăm sóc sau bán. Nhờ đó, nhân viên kinh doanh và marketing có thể xây dựng chiến lược tiếp cận phù hợp với từng nhóm khách hàng, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Ngoài ra, TravelMaster cho phép doanh nghiệp triển khai các hoạt động tiếp thị một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể thiết lập các chiến dịch gửi email tự động theo từng nhóm khách hàng, cá nhân hóa nội dung email dựa trên lịch sử giao dịch hoặc hành vi của khách hàng nhằm gia tăng sự tương tác và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.
>>> Xem thêm: 10 tính năng ưu việt của Phần mềm của TaCRM
Khi điều hành dịch vụ trên TravelMaster, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa việc đặt dịch vụ với nhà cung cấp. Điều hành viên chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và danh sách dịch vụ tương ứng của họ trong hệ thống để gửi email đặt dịch vụ một cách tự động.
Ngoài ra, TravelMaster còn hỗ trợ cập nhật tình trạng xác nhận dịch vụ ngay trên hệ thống. Nhà cung cấp có thể phản hồi trực tiếp về tình trạng đặt dịch vụ, trong khi đó điều hành viên có thể cập nhật tình trạng xác thực dịch vụ từ nhà cung cấp ngay trên phần mềm, phản hồi và ghi lại lịch sử giao dịch một cách thuận tiện nhất.
Đối với hoạt động điều hành xe, doanh nghiệp có thể dễ dàng xếp lịch xe, theo dõi lộ trình, kiểm soát số lượng phương tiện cần thiết ngay trên phần mềm.
Hoạt động điều hành viên cũng được đơn giản hóa thông qua sự kết nối với Nền tảng số iTourism. Hệ thống cho phép doanh nghiệp tra cứu hướng dẫn viên trên toàn quốc, tìm kiếm theo ngôn ngữ, mã số thẻ hành nghề và kiểm tra thông tin hướng dẫn viên trước khi hợp tác. Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn hướng dẫn viên phù hợp một cách nhanh chóng, đồng thời loại bỏ hoàn toàn rủi ro khi thuê hướng dẫn viên tự do nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp trong dịch vụ du lịch.
Với TravelMaster, mọi khoản thu, chi trong doanh nghiệp đều được ghi nhận và báo cáo chi tiết theo từng giao dịch. Hệ thống giúp kế toán dễ dàng theo dõi các dòng tiền vào - ra, phân loại theo từng hạng mục như doanh thu từ tour, phí dịch vụ, hoa hồng đại lý, chi phí vận hành, thanh toán cho nhà cung cấp… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, hạn chế tối đa các sai sót trong công tác kế toán.
Không chỉ vậy, TravelMaster còn hỗ trợ quản lý công nợ một cách hiệu quả. Hệ thống sẽ tự động theo dõi các khoản phải thu, phải trả, nhắc nhở các khoản nợ đến hạn và hỗ trợ đối chiếu công nợ với khách hàng, đối tác hay nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng quên thanh toán, quá hạn công nợ với đối tác, khách hàng.
Sử dụng TravelMaster, nhà quản lý có toàn quyền thiết lập và cấu hình dữ liệu chung trên hệ thống, bao gồm thông tin doanh nghiệp, quản lý danh sách tài khoản, phân quyền. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vận hành theo đúng mô hình kinh doanh của mình mà không bị bó buộc bởi các giới hạn của phần mềm.
Hệ thống báo cáo trực quan theo thời gian thực của TravelMaster cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mọi chỉ số quan trọng như tổng doanh thu, thực thu, số lượng khách hàng mới, số báo giá mới, số booking mới, tổng công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp đều được cập nhật chính xác và đầy đủ. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động của từng thị trường, từng dòng sản phẩm, từng nhóm khách hàng, từng đại lý và thậm chí là từng nhân viên kinh doanh.
Với dữ liệu được hiển thị chi tiết và trực quan, nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra các quyết định chiến lược, tối ưu hóa kế hoạch bán hàng, phân bổ nhân sự hợp lý và điều chỉnh chính sách giá cả kịp thời nhằm đảm bảo tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Việc sử dụng Phần mềm TravelMaster thay thế cho phương pháp nhập liệu thủ công trên Excel giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các sai sót do con người gây ra, hạn như nhập sai số liệu, nhầm lẫn thông tin khách hàng hoặc bỏ sót dữ liệu quan trọng.
Hệ thống sẽ tự động kiểm tra và phát hiện lỗi, đồng thời cảnh báo nếu có thông tin không hợp lệ, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và đầy đủ.
Sử dụng Phần mềm TravelMaster, quy trình làm việc giữa các bộ phận, phòng ban sẽ được chuẩn hóa theo một quy trình liền mạch. Mọi nhiệm vụ đều được thực hiện đúng người, đúng việc, tạo ra sự thống nhất từ giai đoạn xây dựng sản phẩm cho tới điều hành và quyết toán Tour.
Bên cạnh đó, các quy trình như đặt tour, xác nhận booking hay điều phối dịch vụ đều được tự động hóa, giúp loại bỏ tình trạng đặt chồng chéo hoặc thiếu hụt dịch vụ, đảm bảo quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ và chính xác.
Thay vì lưu trữ rời rạc trên nhiều file Excel, TravelMaster tập trung toàn bộ dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, giúp các bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể tận dụng dữ liệu đầu mối để xử lý công việc của mình một cách hiệu quả.
Điển hình, nhân viên kinh doanh có thể tận dụng dữ liệu về nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ để nhanh chóng xây dựng báo giá tour một cách chính xác. Hay khi bộ phận kinh doanh tạo Booking và chuyển tiếp thông tin sang bộ phận điều hành, điều hành viên có thể ngay lập tức cập nhật chi tiết về hành trình tour, danh sách đoàn và các dịch vụ liên quan. Nhờ đó, quá trình điều hành tour được chuẩn bị sẵn sàng, đảm bảo mọi thông tin đều rõ ràng, đầy đủ và đồng bộ giữa các bộ phận.
Hơn nữa, dựa trên việc phân tích dữ liệu doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác, xây dựng chiến lược phù hợp và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Bên cạnh đó, việc theo dõi lịch sử giao dịch và phân tích hành vi khách hàng giúp doanh nghiệp cá nhân hóa dịch vụ, nâng cao trải nghiệm và tăng tỷ lệ quay lại của khách hàng.
Với TravelMaster, toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp du lịch lữ hành được tự động hóa, từ khâu chiết tính tour, lập báo giá, tạo booking, đặt dịch vụ đến điều hành tour. Mọi công đoạn đều được thực hiện một cách chính xác tối ưu thời gian xử lý công việc. Hệ thống cũng giúp nhân sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt và minh bạch, hạn chế tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
Đối với nhà quản lý, việc số hóa quy trình không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn cung cấp dữ liệu quan trọng để đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Thông qua hệ thống báo cáo tự động, nhà quản lý có thể theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian thực, nắm bắt hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Những dữ liệu này sẽ giúp quản lý đánh giá chính xác năng lực nhân sự, từ đó có phương án đào tạo phù hợp nhằm nâng cao chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ.
TravelMaster cung cấp cơ chế phân quyền chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập của từng bộ phận và nhân viên. Chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc xuất dữ liệu theo phạm vi được cấp phép, hạn chế tối đa nguy cơ mất mát hoặc lạm dụng thông tin. Hệ thống cũng lưu lại lịch sử thao tác của từng người dùng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và truy vết khi cần thiết.
Trong quá trình truyền tải, dữ liệu trên TravelMaster được mã hóa bằng giao thức SSL/TLS, giúp ngăn chặn các cuộc tấn công trung gian và bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi bị xâm nhập trái phép.
Bên cạnh đó, TravelMaster thực hiện sao lưu dữ liệu tự động hàng ngày, đảm bảo toàn bộ thông tin quan trọng của doanh nghiệp luôn được lưu trữ an toàn trên các máy chủ đặt tại nhiều địa điểm khác nhau. Điều này giúp hệ thống duy trì khả năng khôi phục nhanh chóng khi xảy ra sự cố kỹ thuật, lỗi hệ thống hoặc thiên tai, đảm bảo doanh nghiệp luôn vận hành ổn định mà không bị gián đoạn.
TravelMaster – giải pháp quản trị du lịch hàng đầu giúp tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Đừng để những phương thức quản lý cũ kỹ cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Liên hệ với VietISO ngay để được tư vấn chi tiết!
