Cập nhật 26.08.2024 | Quản trị
Nghiệp vụ hủy booking là một quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh du lịch, đóng vai trò then chốt trong việc duy trì sự chính xác và hiệu quả của hệ thống đặt tour. Khi một booking cần được hủy, quá trình này không chỉ đơn thuần là việc xóa bỏ dữ liệu mà còn bao gồm các bước liên quan như hoàn tiền, thông báo cho các bên liên quan và điều chỉnh kế hoạch dịch vụ.
Mục đích của việc hủy booking là đảm bảo rằng các booking không còn hiệu lực được xử lý chính xác và nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp du lịch duy trì sự chính xác trong quản lý dữ liệu và tối ưu hóa quy trình vận hành.
Khi các booking được hủy đúng cách, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các kế hoạch đặt dịch vụ và cung cấp dịch vụ một cách linh hoạt, xử lý yêu cầu hoàn tiền một cách kịp thời và cập nhật thông tin một cách chính xác.
Sự chính xác và hiệu quả trong nghiệp vụ hủy booking không chỉ giúp giảm thiểu sự gián đoạn trong chuỗi hoạt động mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng, nâng cao sự hài lòng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
>> Xem thêm: Chiến lược quản trị và kinh doanh du lịch mùa cao điểm
- Khách hàng yêu cầu hủy booking: Khi khách hàng thông báo về việc muốn hủy booking do lý do cá nhân, thay đổi kế hoạch hoặc các vấn đề khác,...
- Sự cố liên quan đến dịch vụ: Trong trường hợp có sự cố hoặc thay đổi từ phía nhà cung cấp dịch vụ (như khách sạn, hãng hàng không,...), việc hủy booking có thể trở nên cần thiết để đảm bảo khách hàng không bị ảnh hưởng tiêu cực.
- Điều chỉnh kế hoạch tour: Nếu có sự thay đổi lớn trong kế hoạch tour (như việc hủy hoặc thay đổi tuyến tour), cần phải hủy các booking hiện tại để thực hiện các thay đổi mới.
- Xử lý các yêu cầu hủy từ đối tác: Khi có yêu cầu hủy từ các đối tác cung cấp dịch vụ (như nhà cung cấp tour).
- Xử lý các trường hợp khẩn cấp: Trong những tình huống khẩn cấp như thiên tai, dịch bệnh hoặc các tình huống bất ngờ khác ảnh hưởng đến lịch trình tour,...
- Quản lý các yêu cầu hoàn tiền: Khi một booking bị hủy, cần thực hiện các bước cần thiết để hoàn tiền cho khách hàng hoặc xử lý các yêu cầu hoàn tiền từ nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện một cách chính xác và đúng hạn.
- Xây dựng quy trình Hủy Booking chuyên nghiệp: Xử lý các yêu cầu hủy booking một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu rủi ro và lỗi trong quá trình hủy bỏ.
Sự chính xác trong việc cập nhật thông tin hủy bỏ giúp ngăn chặn các nhầm lẫn và xung đột dữ liệu, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý và giảm thiểu các vấn đề phát sinh do thông tin không đồng bộ. Một quy trình hủy booking chuyên nghiệp góp phần xây dựng sự tin cậy với khách hàng và đối tác, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Duy trì hồ sơ Booking chính xác: Giúp duy trì hồ sơ booking sạch sẽ và chính xác, dễ dàng theo dõi các booking đã bị hủy và quản lý các booking còn hiệu lực.
Việc duy trì hồ sơ chính xác không chỉ giúp trong việc theo dõi lịch sử giao dịch mà còn giúp quản lý các tài liệu và chứng từ liên quan đến từng booking. Điều này hỗ trợ các hoạt động kế toán và kiểm toán, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng và dịch vụ một cách có tổ chức và hiệu quả.
- Hỗ trợ quản lý tài chính: Cho phép quản lý và điều chỉnh các khoản hoàn tiền hoặc chi phí liên quan đến việc hủy bỏ, đảm bảo rằng các yêu cầu hoàn tiền được xử lý kịp thời và chính xác, đồng thời kiểm soát các khoản thu và chi phát sinh.
Hệ thống tự động cập nhật các khoản thu và chi phát sinh từ việc hủy booking, giúp đảm bảo rằng các yêu cầu hoàn tiền được xử lý đúng hạn. Điều này không chỉ cải thiện quy trình tài chính mà còn giúp kiểm soát ngân sách và giảm thiểu các vấn đề tài chính liên quan đến việc hủy bỏ.
- Tăng cường dịch vụ khách hàng: Tính năng hủy booking cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách xử lý yêu cầu hủy một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khách hàng cảm thấy được chăm sóc tốt hơn khi các yêu cầu của họ được đáp ứng ngay lập tức, điều này giúp duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng và tạo ấn tượng tốt về dịch vụ của doanh nghiệp.
Cải thiện dịch vụ khách hàng không chỉ giúp giữ chân khách hàng hiện tại mà còn có thể thu hút khách hàng mới thông qua các phản hồi tích cực và sự giới thiệu.
- Giảm thiểu rủi ro: Tính năng hủy booking giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến các booking không còn hiệu lực. Bằng cách đảm bảo rằng các booking cũ được hủy một cách chính xác và không gây ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công ty.
Tính năng này giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các vấn đề phát sinh do thông tin không chính xác hoặc bị bỏ qua. Điều này không chỉ giúp duy trì sự ổn định trong hoạt động thường nhật mà còn hỗ trợ trong việc quản lý và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả.
>> Xem thêm: Hành trình của khách du lịch
- Bước 1: Truy cập: Menu -> Bán hàng -> Danh sách Booking -> Click chuột phải 01 Booking > Tiện ích > Hủy booking.
- Bước 2: Xác nhận lại hành động và 01 Popup Chọn hình thức Hủy Booking: Hủy hoàn tiền hoặc Hủy không hoàn tiền, nhập Lý do Hủy và nhấn Chọn.
Trường hợp 1: Hủy hoàn tiền
Hệ thống cho phép lập Phiếu hoàn tiền khách hàng với số tiền tương đương dịch vụ hủy, có thể nhập số khác (nếu có).
- Thông tin chung
***Note: Nếu chọn Add Credit thì hệ thống sẽ ghi nhận số tiền vào tài khoản Credit trên hệ thống của khách hàng.
- Chứng từ
- Nội dung hạch toán
Sau khi hoàn thành các thông tin cần thiết của Form Hoàn tiền khách hàng/Đối tác thì nhấn Xác nhận & in để hoàn tất quá trình hoàn tất quá trình hoàn tiền
***Lưu ý: Một số đơn vị kích hoạt tính năng Duyệt chi, Đồng ý chi và Chi thì chúng ta thực hiện theo quy trình nội bộ hệ thống phân quyền có sẵn theo vai trò
Trường hợp 2: Hủy không hoàn tiền
- Bước 1: Truy cập: Menu -> Bán hàng -> Danh sách Booking -> Click chuột phải 01 Booking > Tiện ích > Hủy booking.
- Bước 2: Xác nhận lại hành động và 01 Popup Chọn hình thức Hủy booking: Hủy không hoàn tiền, nhập Lý do Hủy và nhấn Chọn để hoàn thành.
Tính năng Hủy booking trên Phần mềm du lịch TravelMaster không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý các yêu cầu hủy bỏ một cách nhanh chóng và chính xác mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực, từ việc quản lý hệ thống Booking tối ưu đến hỗ trợ quản lý tài chính và cải thiện dịch vụ khách hàng.
Hy vọng, người dùng TravelMaster sẽ ứng dụng triệt để và hiệu quả tính năng này. Nếu cần hướng dẫn chi tiết hoặc bất kỳ phản hồi nào, bạn có thể gửi thông tin cho chúng tôi về hòm thư support@vietiso.com. Trân trọng cảm ơn vì sự tin tưởng và đồng hành của bạn!
>> Xem thêm: Nghiệp vụ Thay đổi số lượng khách đi Tour trên Phần mềm du lịch TravelMaster
.png)