Phương pháp số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp du lịch

1. Chọn lọc dữ liệu cần số hóa

Trước khi bắt đầu số hóa, doanh nghiệp nên xác định những loại dữ liệu quan trọng và có giá trị đối với hoạt động kinh doanh. Việc này giúp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính hữu ích của dữ liệu trong quá trình vận hành. Một số dữ liệu quan trọng có thể số hóa, bao gồm:

• Dữ liệu Nhà cung cấp: Thông tin liên hệ, giá nett, FOC, hợp đồng,...

• Dữ liệu khách hàng: Danh sách khách hàng đã sử dụng dịch vụ, thông tin đoàn du lịch, chi tiết liên hệ, lịch sử booking, phân loại khách hàng theo nhóm tiềm năng, khách hàng thân thiết,...

• Dữ liệu Tour du lịch: Thư viện Tour du lịch, Lịch trình Tour, danh sách dịch vụ trong tour, dịch vụ lẻ, bảng giá chi tiết, chính sách hoàn hủy,...

• Dữ liệu Báo giá: Bảng báo giá dịch vụ theo từng thời điểm, báo giá cho khách lẻ, khách đoàn, đối tác đại lý,...

• Dữ liệu Booking: Dữ liệu booking của nhân viên kinh doanh, booking từ hệ thống đại lý du lịch, booking từ hệ thống CTV du lịch,...

• Dữ liệu tài chính: Dữ liệu doanh thu, doanh số, lợi nhuận, công nợ, sổ quỹ,...

>>> Xem thêm: Lợi ích của số hóa dữ liệu trong chuyển đổi số doanh nghiệp du lịch

2. Lựa chọn công nghệ phù hợp

Hiện nay, có rất nhiều giải pháp hỗ trợ số hóa dữ liệu, từ các phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch toàn diện, hệ thống lưu trữ đám mây, đến các phần mềm chuyên biệt như Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng CRM hay hệ thống kế toán tài chính,...

Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng khi lựa chọn công nghệ số hóa dữ liệu:

• Khối lượng dữ liệu: Đối với doanh nghiệp du lịch có lượng dữ liệu lớn và đa dạng, có thể xem xét các hệ thống có khả năng xử lý mạnh mẽ như cơ sở dữ liệu đám mây (cloud databases) hoặc hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning). Những giải pháp này giúp lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách hệ thống, đồng thời đảm bảo khả năng mở rộng trong tương lai. 
• Khả năng lưu trữ tập trung: Việc lưu trữ dữ liệu trên một nền tảng tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin, hạn chế việc sử dụng nhiều hệ thống rời rạc làm phân tán dữ liệu. Điều này cũng giúp các bộ phận liên quan truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
• Tính bảo mật cao: Dữ liệu là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy hãy chọn hệ thống có cơ chế bảo mật tốt, hỗ trợ phân quyền truy cập và lưu trữ an toàn để hạn chế rủi ro mất dữ liệu hoặc truy cập dữ liệu trái phép.
• Khả năng truy cập linh hoạt: Hệ thống cần hỗ trợ truy cập từ nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet để nhân viên cũng như nhà quản lý dễ dàng cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi.
• Cập nhật và khả năng mở rộng: Hệ thống phải đáp ứng tốt nhu cầu vận hành trong tương lai mà không làm gián đoạn quy trình hiện tại, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với mọi biến động của thị trường.

3. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu

Trước tiên, doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ dữ liệu hiện có, loại bỏ những thông tin đã cũ hoặc không còn giá trị sử dụng. Đồng thời, thiết lập các tiêu chuẩn chung cho các loại dữ liệu: định dạng ngày tháng, đơn vị tiền tệ, mã khách hàng, mã tour hay danh mục nhà cung cấp,... giúp việc quản lý và truy xuất thông tin trở nên nhất quán và dễ dàng hơn. Sau đó, tiến hành chuyển đổi dữ liệu sang định dạng số hóa thông qua các phương thức như quét tài liệu và lưu trữ dưới dạng file PDF, hình ảnh hoặc nhập liệu trực tiếp.

Trước khi áp dụng rộng rãi, doanh nghiệp nên thử nghiệm trên một nhóm nhân sự nhỏ trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này không chỉ giúp đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống mà còn cho phép doanh nghiệp ghi nhận những khó khăn và vướng mắc thực tế mà nhân viên gặp phải trong quá trình sử dụng. Dựa trên phản hồi thu thập được, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và tối ưu hệ thống để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tế.

4. Đào tạo nhân sự và triển khai hệ thống

Dữ liệu số hóa chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi nhân sự trong doanh nghiệp sử dụng hệ thống một cách thành thạo. Do đó, việc đào tạo bài bản là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình số hóa dữ liệu diễn ra suôn sẻ.

Doanh nghiệp cần xây dựng chương trình đào tạo chi tiết, giúp nhân viên nắm vững cách sử dụng phần mềm, nhập liệu, tra cứu thông tin và tuân thủ các nguyên tắc bảo mật dữ liệu. Bên cạnh đó, việc tổ chức các buổi thực hành trực tiếp hay cung cấp các tài liệu hướng dẫn dưới dạng văn bản hoặc video để nhân sự tự học sẽ giúp nhân sự làm quen với hệ thống nhanh hơn.

Khi hệ thống đã được hoàn thiện và đáp ứng tốt nhu cầu vận hành, tiến hành triển khai chính thức trên toàn bộ doanh nghiệp. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, nhân sự có thể khai thác hệ thống một cách hiệu quả. Đồng thời, việc duy trì đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và cập nhật hệ thống định kỳ sẽ giúp đảm bảo sự ổn định trong vận hành.

Như vậy, để số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp du lịch một cách hiệu quả, cần xây dựng một dựng lộ trình cụ thể, từ việc chọn lọc và chuẩn hóa dữ liệu đến ứng dụng công nghệ phù hợp và triển khai hệ thống đồng bộ. Quan trọng hơn, doanh nghiệp phải đảm bảo tính bền vững bằng cách liên tục tối ưu quy trình, nâng cao năng lực sử dụng hệ thống cho nhân sự và duy trì các biện pháp bảo mật dữ liệu.

>>> Xem thêm: Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số