Quy trình xây dựng và thiết kế chương trình Tour du lịch

Cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian một cách đáng kể, vừa nhanh lại vừa tiện. Không chỉ những nhà tổ chức tour chuyên nghiệp mà ngay cả đội ngũ nhân viên chưa có kinh nghiệm  đều có hoàn thành một file chương trình Tour chỉ vài phút.

Nhưng, sản phẩm Tour du lịch của bạn có gì để thu hút khách hàng? Tại sao khách hàng lại chọn sản phẩm của bạn thay vì của một thương hiệu khác? Lợi thế cạnh tranh đối với những doanh nghiệp khác trên thị trường là gì? Ngoài giá? Thực trạng này cũng đã vô hình chung tạo nên cuộc cạnh tranh về giá trên thị trường. Việc bán Tour khó hơn, chốt đơn phải vật vã hơn mà lợi nhuận lại ngày càng thấp hơn. 

Có giải pháp nào không? Chúng tôi cho rằng, việc của bạn là xử lý cốt lõi của vấn đề - Chương trình Tour du lịch. 

Quy trình xây dựng và thiết kế chương trình Tour du lịch chuyên nghiệp như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết dành cho bạn!

1. Xây dựng chương trình tour du lịch là gì?

2. Quy trình xây dựng và thiết kế chương trình Tour du lịch

2.1. Xác định mục tiêu của Tour du lịch

2.2. Nghiên cứu thị trường

2.3. Lựa chọn điểm đến

2.4. Xây dựng tuyến hành trình cơ bản

2.5. Nghiên cứu thị trường cung ứng

2.6. Xây dựng phương án vận chuyển

2.7. Xây dựng phương án lưu trú, ăn uống

2.8. Chi tiết hóa nội dung chương trình Tour du lịch

2.9. Xác định giá thành

2.10. Xác định giá bán

2.11. Xây dựng các quy định, chính sách áp dụng trong Tour du lịch

2.12. Hoàn thiện chương trình du lịch

2.13. Thiết kế template chương trình Tour du lịch

3. Lưu ý khi xây dựng chương trình Tour du lịch

1. Xây dựng chương trình du lịch là gì?

Là quá trình lập kế hoạch cho một chuyến đi du lịch đến các địa điểm cụ thể. Quá trình này yêu cầu người thiết kế tour phải xem xét và cân nhắc các yếu tố như thời gian, ngân sách, địa điểm, mong muốn của khách hàng và các yếu tố khác để tạo ra một trải nghiệm du lịch độc đáo và thú vị.

Cấu trúc một chương trình du lịch thường bao gồm các yếu tố sau: 

• Tên chương trình du lịch: Tên thể hiện được nội dung của chương trình du lịch
• Thời gian: Thời gian kéo dài hành trình, ngày khởi hành, ngày kết thúc
• Tổng quan chương trình du lịch: Tóm tắt ngắn gọn về chương trình du lịch, bao gồm các điểm nổi bật và trải nghiệm chính mà du khách sẽ tham gia.
• Chương trình chi tiết: Mô tả chi tiết các điểm đến, dịch vụ sử dụng và hoạt động theo từng ngày trong chương trình du lịch
• Bảng giá: Bao gồm chi tiết giá của từng dịch vụ và toàn bộ chương trình du lịch
• Chi phí bao gồm: Gồm danh sách các dịch vụ và tiện ích mà giá tour bao gồm
• Chi phí không bao gồm: Gồm chi phí cho dịch vụ, hoạt động mà du khách tự chi trả trong tour du lịch
• Chính sách trẻ em: Quy định về điều kiện, yêu cầu đặc biệt đối với trẻ em tham gia chương trình du lịch
• Chính sách thanh toán: Thông tin chi tiết về phương thức thanh toán, thời gian thanh toán và các khoản tiền đặt cọc (nếu có).
• Chính sách hoàn hủy: Quy định về việc hủy tour và các khoản phí hoàn hủy có thể áp dụng trong trường hợp du khách muốn hủy bỏ chương trình

Thông thường, chương trình du lịch được xây dựng trong 2 trường hợp:

• Xây dựng chương trình du lịch làm tour mẫu: Đây là loại chương trình du lịch mà doanh nghiệp lữ hành chủ động nghiên cứu thị trường, xu hướng du lịch, xây dựng chương trình du lịch dựa trên lịch trình được xác định sẵn. Đồng thời, chương trình này cũng được quảng bá rộng rãi và phục vụ một lượng lớn nhóm khách hàng đại chúng.
• Xây dựng chương trình du lịch theo yêu cầu của khách hàng: Đây là loại chương trình du lịch được cá nhân hóa cho từng khách hàng cụ thể. Điều này đòi hỏi phải có sự trao đổi thông tin để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn cho chuyến đi của họ và mức ngân sách mà họ có thể chi trả. Dựa trên những thông tin này, doanh nghiệp du lịch sẽ thiết kế một chương trình du lịch với điểm đến, dịch vụ và hoạt động trải nghiệm tùy chỉnh đặc biệt theo mong muốn của khách hàng. 

Sự khác biệt giữa 2 trường hợp khi thiết kế chương trình du lịch: 

2. Quy trình xây dựng và thiết kế chương trình du lịch

Xây dựng và thiết kế chương trình du lịch đòi hỏi phải có sự cân nhắc và lên kế hoạch kỹ lưỡng. Dưới đây là những bước cơ bản để xây dựng & thiết kế một tour du lịch hoàn chỉnh.

2.1. Xác định mục tiêu của tour du lịch

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của chương trình du lịch là gì, mục tiêu kinh doanh là gì? Mở rộng thị trường, tăng cường lợi nhuận, phát triển dịch vụ mới hay xây dựng hình ảnh thương hiệu để đảm bảo mục tiêu của chương trình tour du lịch phù hợp với định hướng và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.  

Mục tiêu của chương trình tour du lịch cũng cần dựa vào dòng khách, bao gồm các đặc điểm như: độ tuổi, thu nhập, sở thích, nhu cầu,..

Ngoài ra, mỗi dòng sản phẩm sẽ có một mục tiêu cụ thể dựa trên đặc điểm và yêu cầu riêng của đối tượng khách hàng. Ví dụ, trong tour du lịch cao cấp, mục tiêu có thể là tạo ra trải nghiệm du lịch sang trọng, đẳng cấp, mang lại sự hài lòng và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

2.2. Nghiên cứu thị trường 

Khi nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp kinh doanh lữ hành cần phân tích các yếu tố như:

• Đối thủ cạnh tranh: Để cạnh tranh hiệu quả, doanh nghiệp du lịch nên phân tích các gói tour, chất lượng dịch vụ và trải nghiệm du lịch mà đối thủ cung cấp. Qua đó, tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của họ và tận dụng cơ hội, lợi thế cạnh tranh của mình.
• Khả năng tài chính và mức chi trả của khách hàng: Phân tích mức thu nhập trung bình, mức chi trả cho nhu cầu du lịch của khách hàng để tạo ra các gói tour đáp ứng được mong muốn và khả năng tài chính của họ.
• Khoảng thời gian rảnh rỗi của khách hàng: Nắm bắt được khoảng thời gian rảnh rỗi và thường xuyên đi du lịch của khách hàng mục tiêu chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp có thể tổ chức các tour vào thời điểm phù hợp nhất.
• Nhu cầu, thị hiếu, thói quen tiêu dùng: Phân tích xu hướng du lịch hiện tại, thói quen tiêu dùng, địa điểm du lịch phổ biến được ưa chuộng, loại hình du lịch được ưa thích, doanh nghiệp có thể thiết kế các sản phẩm và dịch vụ du lịch phù hợp để thu hút khách hàng.

Để thực hiện nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều phương pháp dưới đây: 

• Khảo sát: Tùy vào nhu cầu, doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức khảo sát như: khảo sát trực tiếp, khảo sát trực tuyến, khảo sát qua điện thoại,... Trước khi khảo sát, cần xác định rõ mục tiêu, xây dựng kịch bản câu hỏi chi tiết để đảm bảo rằng thông tin thu thập được sẽ mang lại giá trị hữu ích.
• Thảo luận nhóm tập trung: Thảo luận nhóm tập trung là quá trình tập hợp một nhóm nhỏ người tham gia, đại diện cho đối tượng nghiên cứu để thảo luận và chia sẻ ý kiến, quan điểm của họ về nhu cầu, mong muốn của về chương trình du lịch. Thông qua ý kiến của nhóm đối tượng nghiên cứu, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin và nhận biết xu hướng chung. 
• Phân tích dữ liệu: Đây là phương pháp nghiên cứu thị trường phổ biến giúp doanh nghiệp tìm hiểu và đánh giá thông tin liên quan đến thị trường cụ thể từ đó nắm được tiềm năng của thị trường. Phân tích dữ liệu thường bao gồm hoạt động thu thập, xử lý, phân tích và đưa ra dự đoán về tương lai của thị trường.

Trong trường hợp các chương trình du lịch được thiết kế theo nhu cầu riêng biệt của khách hàng, doanh nghiệp lữ hành có thể bỏ qua bước này và chuyển sang bước lựa chọn điểm đến cho chương trình du lịch.

2.3. Lựa chọn điểm đến 

Lựa chọn điểm đến trong quy trình thiết kế chương trình du lịch đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, dựa trên sở thích, mong muốn của khách hàng và các tiện ích có sẵn tại điểm đến.

• Dựa trên khách hàng mục tiêu: Phân tích sở thích, mong muốn của khách hàng để lựa chọn các điểm đến phù hợp với nhu cầu và mong đợi của họ. Ví dụ, đối tượng khách hàng là nhóm người yêu thể thao mạo hiểm, lựa chọn các địa điểm như rừng núi, thác, hồ nước với các hoạt động như leo núi, đua thuyền kayak sẽ là lựa chọn phù hợp.
• Đánh giá các tiện ích có sẵn tại điểm đến: Xem xét về cơ sở vật chất, cảnh quan, giao thông, an ninh,... tại điểm và chọn điểm đến phù hợp với mục tiêu của tour, đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng.

Sau khi đã đánh giá và so sánh các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn điểm đến phù hợp nhất. Việc này đảm bảo rằng chương trình du lịch sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và đạt được kỳ vọng kinh doanh của doanh nghiệp.

2.4. Xây dựng tuyến hành trình cơ bản

Tuyến du lịch là lộ trình liên kết các khu du lịch, điểm du lịch, cơ sở cung cấp dịch vụ du lịch gắn với các tuyến giao thông đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường hàng không. Tuyến du lịch có 2 loại cơ bản:

• Tuyến du lịch nội vùng: Là lộ trình kết nối các điểm du lịch, trung tâm du lịch trong một vùng du lịch. 
• Tuyến liên vùng: Là lộ trình nối các điểm du lịch, trung tâm du lịch của những vùng khác nhau. Việc tổ chức du lịch trong tuyến liên vùng thường phức tạp hơn tuyến nội vùng, có thể phải sử dụng nhiều phương tiện vận chuyển

Thông thường, để xây dựng tuyến hành trình sẽ căn cứ vào các yếu tố sau:

Loại hình du lịch

Doanh nghiệp lữ hành cần xác định rõ loại hình du lịch của tour, từ đó xây dựng tuyến hành trình sẽ được đáp ứng các yêu cầu và mong đợi cụ thể.

Ví dụ: Nếu mục tiêu của chương trình du lịch là khám phá văn hóa địa phương, tuyến hành trình có thể tập trung vào các địa điểm có các di tích lịch sử, bảo tàng, lễ hội truyền thống,... Đối với những chuyến đi nhằm mục đích thư giãn và nghỉ ngơi, tuyến hành trình có thể bao gồm các địa điểm có khu nghỉ dưỡng, bãi biển,... Hay đối với những du khách muốn tham gia các hoạt động mạo hiểm và phiêu lưu, tuyến hành trình có thể đi qua các điểm đến núi non, rừng rậm, thác, suối,...

Chặng đường, địa hình 

Khi xây dựng tuyến hành trình du lịch, việc xác định các điểm đến quan trọng, các trung tâm du lịch và các điểm giao thông chính là vô cùng cần thiết. Bằng cách chọn lựa các địa điểm và con đường đi qua các phong cảnh đẹp, độc đáo, tour sẽ trở nên hấp dẫn hơn và để lại ấn tượng sâu sắc hơn trong lòng du khách. 

Đồng thời, doanh nghiệp du lịch cũng cần đánh giá chặng đường để ước lượng thời gian di chuyển giữa các điểm đến trong hành trình du lịch. Điều này giúp xây dựng một lịch trình hợp lý, tránh tình trạng di chuyển quá dài hoặc quá ngắn, ảnh hưởng đến trải nghiệm của du khách.

Điều kiện và tiện ích tại điểm đến

Điều kiện dịch vụ du lịch là một trong những yếu tố đảm bảo rằng du khách sẽ có một chuyến du lịch trọn vẹn. Nếu các dịch vụ không đáp ứng tiêu chuẩn về chất lượng, độ an toàn và sự thuận tiện có thể dẫn đến sự bất tiện và thậm chí làm giảm niềm vui của du khách.

Các bước cơ bản để xây dựng tuyến hành trình:

• Tìm hiểu các tuyến hành trình liên quan đến điểm đến đã chọn: Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về các tuyến hành trình du lịch đã tồn tại mà các công ty du lịch khác đang khai thác. Phân tích các yếu điểm và điểm mạnh cũng như phản hồi từ khách hàng trước đó về tuyến hành trình này.
• Vẽ sơ đồ tuyến: Sau khi đã thu thập thông tin, doanh nghiệp lựa chọn các điểm đến, điểm tham quan phù hợp với chân dung của khách hàng mục tiêu, xác định thứ tự giữa các điểm tham quan để tạo ra lịch trình hợp lý, hấp dẫn. Ví dụ: Với du khách có nhu cầu khám phá thiên nhiên, có xu hướng tìm hiểu bản sắc văn hóa bản địa có thể tiến hành khai thác tuyến đường Xanh Tây Nguyên. Đối với du khách có nhu cầu tìm hiểu về văn hóa, di sản - lịch sử có thể xây khai thác tuyến đường di sản miền Trung

2.5. Nghiên cứu thị trường cung ứng

Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp với chất lượng dịch vụ và mức giá khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp du lịch cần nghiên cứu kỹ lưỡng các nhà cung cấp trên thị trường để đưa ra lựa chọn phù hợp với tuyến hành trình của chương trình du lịch. Cụ thể:

• Tính sẵn có của loại hình nhà cung cấp tại điểm đến: Cần xác định có loại hình nhà cung cấp theo cấu trúc chương trình tour tại điểm đến hay không, có danh sách nhà cung cấp của mỗi loại hình và thông tin liên hệ chi tiết của nhà cung cấp hay không.
• Khả năng đáp ứng dịch vụ: Đánh giá khả năng của nhà cung cấp trong việc đáp ứng các yêu cầu cụ thể bao gồm: chất lượng dịch vụ, tiêu chuẩn của các dịch vụ được cung cấp, khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh,... Điều này đảm bảo rằng chương trình du lịch có thể diễn ra thuận lợi, suôn sẻ.
• Giá dịch vụ: Mức giá cần tương xứng với chất lượng, giá trị của dịch vụ. Doanh nghiệp có thể so sánh mức giá của các nhà cung cấp khác cùng khu vực để đưa ra sự lựa chọn phù hợp với cấu trúc chi phí của chương trình tour du lịch

2.6. Xây dựng phương án vận chuyển 

Để đảm bảo hành trình tour du lịch thuận lợi và an toàn cho kháh hàng, doanh nghiệp cần xây dựng phương án vận chuyển phù hợp. Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng phương án vận chuyển cho chương trình tour du lịch:

• Lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp: Doanh nghiệp cần đánh giá khoảng cách từ điểm khởi hành đến các điểm đến trong chương trình du lịch. Điều này giúp xác định loại phương tiện vận chuyển phù hợp với khoảng cách và điều kiện địa hình như xe ô tô, xe buýt, máy bay, tàu hỏa, tàu du lịch,...
• Xác định sức chứa của phương tiện vận chuyển: Dựa trên số lượng và đặc điểm của đoàn du lịch, cần xác định nhu cầu vận chuyển cụ thể như chỗ ngồi, sức chứa và các yêu cầu đặc biệt (nếu có) như dành riêng cho người khuyết tật hoặc gia đình có trẻ em,...
• Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển: Doanh nghiệp lữ hành cần chọn những đơn vị uy tín, đảm bảo an toàn và có chính sách hỗ trợ khách hàng tốt.

2.7. Xây dựng phương án lưu trú, ăn uống

Doanh nghiệp cần xây dựng phương án lưu trú và ăn uống phù hợp với mục tiêu, lịch trình tour và nhu cầu của khách hàng. Quy trình cơ bản như sau:

• Xác định nhu cầu của du khách: Thực hiện nghiên cứu để hiểu rõ nhu cầu của du khách đối với các dịch vụ lưu trú và ăn uống. Một số yếu tố quan trọng cần được xem xét như: độ an toàn, tiện nghi, chất lượng dịch vụ, không gian, chi phí, các yêu cầu đặc biệt của du khách,...
• Lựa chọn các đơn vị cung cấp: Tiến hành đánh giá các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trú và ăn uống có sẵn trong các điểm đến. Đồng thời xem xét các yếu tố như vị trí, chất lượng dịch vụ, tiện nghi, đánh giá từ khách hàng trước đó và đảm bảo phù hợp với ngân sách và mong muốn của khách hàng.
• Tạo ra lịch trình ăn uống, lưu trú chi tiết: Sắp xếp lịch trình ăn uống, lưu trú chi tiết cho từng ngày của chương trình du lịch, bao gồm thông tin về địa điểm, thời gian và các hoạt động liên quan khác.

2.8. Chi tiết hóa nội dung chương trình Tour du lịch

Bước này bao gồm việc chi tiết hóa các hoạt động, điểm tham quan, thời gian di chuyển và các yêu cầu khác trong chương trình du lịch. Cụ thể:

• Xây dựng lịch trình tour: Đưa ra tuyến hành trình, các điểm đến trong chương trình du lịch. Sau đó, sắp xếp các địa điểm du lịch, hoạt động trải nghiệm theo thứ tự hợp lý, từ thời điểm bắt đầu đến kết thúc hành trình. Nội dung chương trình cũng cần được viết trau chuốt, súc tích để thu hút khách hàng.
• Lên khung thời gian cho điểm đến: Xác định các mốc thời gian cụ thể cho mỗi điểm đến trong chương trình du lịch. Thời gian này sẽ bao gồm thời gian di chuyển giữa các địa điểm, thời gian dành cho việc tham quan và trải nghiệm, thời gian dành cho các hoạt động phụ trợ như ăn uống, mua sắm,... Việc lên khung thời gian cụ thể sẽ giúp tối ưu hóa thời gian, đảm bảo rằng du khách có thể có đủ thời gian để tận hưởng trọn vẹn mọi trải nghiệm trong chương trình du lịch.

2.9. Xác định giá thành 

Giá thành của một chương trình tour du lịch là tất cả những chi phí mà doanh nghiệp lữ hành phải chi trả để thực hiện chuyến đi theo chương trình tour du lịch. Dưới đây là công thức tính giá thành của chương trình du lịch:

Chi phí cho một khách = Tổng chi phí biến đổi + (Tổng chi phí cố định/ Tổng số thành viên trong đoàn). 

Tổng chi phí cho cả đoàn khách = Giá thành cho một khách x Tổng số thành viên trong đoàn.

Trong đó: 

- Chi phí biến đổi: Là các khoản chi phí tính riêng cho từng khách như: chi phí phòng khách sạn, vé thăm quan, vé tàu,...

- Chi phí cố định: Là tổng chi phí của các dịch vụ mà mọi thành viên trong đoàn du lịch dùng chung, không bóc tách cho từng khách riêng lẻ như: chi phí hướng dẫn viên, chi phí vận chuyển,...

- Công thức trên áp dụng đối với khách người lớn.

Để tính giá thành theo khoản mục chi phí, doanh nghiệp lữ hành cần:

• Liệt kê các khoản chi phí: Cần liệt kê tất cả các khoản mục chi phí mà doanh nghiệp lữ hành phải chi trả để thực hiện chuyến đi theo chương trình tour du lịch như: chi phí phòng khách sạn, chi phí vận chuyển, chi phí hướng dẫn viên, chi phí cho các dịch vụ khác có trong chương trình du lịch,...
• Phân ra các khoản mục chi phí cố định và biến đổi: Sau khi đã liệt kê các khoản chi phí, doanh nghiệp cần phân loại chúng thành các khoản mục chi phí cố định và biến đổi giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cơ cấu chi phí và quản lý chúng một cách hiệu quả.
• Lập bảng chiết tính giá tour: Trong bảng này, giá NETT của từng loại dịch vụ trong chương trình tour du lịch sẽ được tổng hợp lại giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi chi phí cho một chương trình tour du lịch.

>> Xem thêm: Cách tính giá Tour du lịch

2.10. Xác định giá bán

Giá bán của một chương trình du lịch thường phụ thuộc vào:

• Mức giá phổ biến trên thị trường: Doanh nghiệp cần tìm hiểu và đánh giá mức giá phổ biến của các chương trình du lịch tương tự trên thị trường. Việc này giúp đảm bảo rằng giá của chương trình của họ không quá cao hoặc quá thấp so với các đối thủ cạnh tranh, mà vẫn đảm bảo lợi nhuận hợp lý.
• Vai trò, vị thế, thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường: Các doanh nghiệp có thương hiệu mạnh có thể đặt giá cao hơn so với các doanh nghiệp mới vào thị trường.
• Mục tiêu của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có một mục tiêu kinh doanh riêng, có thể là tối ưu hóa lợi nhuận, tăng cường thị phần hoặc tạo ra trải nghiệm du lịch chất lượng cao. Mục tiêu này sẽ ảnh hưởng đến quyết định về giá bán của chương trình du lịch.
• Lợi nhuận kỳ vọng của doanh nghiệp: Tùy thuộc vào mức lợi nhuận mong muốn, doanh nghiệp có thể bán chương trình Tour du lịch với mức giá tương ứng. Tuy nhiên, cần áp dụng mức lợi nhuận mong muốn (Markup Rate) phù hợp để tránh tình trạng bán giá quá cao, làm giảm tỷ lệ mua Tour.
• Thời vụ du lịch: Giá cả của chương trình du lịch cũng có thể thay đổi tùy thuộc vào thời vụ du lịch. Trong mùa cao điểm, khi nhu cầu du lịch tăng cao, giá cả có thể tăng lên. Ngược lại, trong mùa thấp điểm, giá cả có thể thấp hơn để thu hút khách hàng.

Giá bán chương trình tour du lịch được cấu thành bởi: giá thành, chi phí bán hàng, lợi nhuận, thuế giá trị gia tăng và các chi phí khác,…Giá bán được thể hiện bằng công thức sau:

Giá bán chương trình du lịch cho 1 khách = Giá thành tính cho 1 khách + Chi phí bán hàng + Chi phí khác (khấu hao TSCĐ, xây dựng chương trình du lịch…) + Mức lợi nhuận mong muốn + Thuế giá trị gia tăng

Một số phương pháp xác định giá bán khác:

- Số khách cần thiết tham gia chương trình Tour du lịch để đạt điểm hòa vốn =  Chi phí cố định của Tour / (Giá thành Tour cho một du khách - Chi phí biến đổi của Tour cho 1 du khách).

- Số khách tham gia  chương trình Tour du lịch để đạt lợi nhuận mục tiêu = (Chi phí cố định của Tour + lợi nhuận mục tiêu) / (Giá bán Tour cho 1 du khách - Chi phí biến đổi của Tour cho 1 du khách).

>> Xem thêm: Markup Rate là gì? Tất cả những gì cần biết về Markup Rate trong doanh nghiệp du lịch

2.11. Xây dựng các quy định, chính sách áp dụng trong Tour du lịch

Trong một chương trình Tour du lịch, việc xây dựng các quy định và chính sách là rất quan trọng để đảm bảo sự rõ ràng và công bằng cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Dưới đây là một số quy định và chính sách cần được thể hiện rõ trong chương trình Tour du lịch:

• Các khoản phí đã bao gồm và các khoản phí không bao gồm trong giá tour: Cung cấp thông tin chi tiết về chi phí các dịch vụ đã được bao gồm trong giá tour như chi phí vận chuyển, chỗ ở, ăn uống, hướng dẫn viên,.. và chi phí cho các hoạt động hoặc chương trình phụ không nằm trong lịch trình của tour.
• Chính sách dành cho trẻ em: Cần xác định rõ về chính sách đối với trẻ em, bao gồm tuổi tối thiểu, chi phí đi kèm (nếu có),...
• Điều kiện hoàn, hủy: Nêu rõ các điều kiện về chính sách hoàn và hủy tour, bao gồm các khoản phí hoặc chi phí không hoàn lại, thời gian hoàn và hủy và quy trình thực hiện. Điều này giúp khách hàng hiểu rõ về quy định và có thể quyết định dựa trên thông tin này.

2.12. Hoàn thiện chương trình du lịch 

Sau khi đã hoàn thiện tất cả các bước trên, doanh nghiệp cần kiểm tra lại và hoàn thiện chương trình du lịch trước khi triển khai để đảm bảo rằng mọi điều kiện và yêu cầu đều được đáp ứng một cách tốt nhất.

Cấu trúc của 1 chương trình Tour du lịch hoàn thiện thường bao gồm:

• Tên chương trình: Tên chương trình rõ ràng, phản ánh đúng nội dung của chương trình du lịch
• Thời gian: Thời gian diễn ra chương trình du lịch, bao gồm ngày khởi hành và ngày kết thúc
• Nội dung hành trình: Mô tả nội dung chi tiết về các điểm đến, hoạt động tham quan và trải nghiệm của du khách sẽ trải qua theo từng ngày. Ngoài ra có thể bổ sung hình ảnh trong nội dung của hành trình tour du lịch
• Bảng giá: Bao gồm mức giá bán chi tiết của từng dịch vụ có trong chương trình du lịch và tổng chi phí cho chuyến đi (đã bao gồm khoản Markup Rate được áp dụng)
• Giá bao gồm, giá không bao gồm: Thông tin chi tiết về chi phí các dịch vụ đã được bao gồm trong giá tour như chi phí vận chuyển, ăn uống, hướng dẫn viên,.. và chi phí các dịch vụ không được bao gồm như 
• Chính sách trẻ em: Mô tả chính sách đối với trẻ em, bao gồm các điều khoản về giá cụ thể, quy định độ tuổi và các điều kiện đặc biệt khác áp dụng cho trẻ em khi tham gia chương trình tour du lịch.
• Chính sách hoàn hủy: Mô tả chi tiết các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc hoàn và hủy chương trình du lịch, bao gồm cả các chi phí có thể phát sinh và các điều kiện đặc biệt áp dụng cho việc hoàn và hủy chương trình.
• Thông tin liên hệ: Bao gồm thông tin về trụ sở chính, chi nhánh của công ty, người liên hệ trong trường hợp khẩn cấp,...

2.13. Thiết kế template chương trình Tour du lịch

Để thiết kế chương trình tour du lịch, doanh nghiệp có thể thực hiện bằng các công cụ sau:

• Thiết kế chương trình tour du lịch bằng Microsoft Word: Microsoft Word là một trong những công cụ văn phòng phổ biến nhất, cho phép bạn tạo ra các tài liệu văn bản một cách dễ dàng. Để thiết kế chương trình tour du lịch bằng Word, bạn có thể sử dụng các tính năng định dạng văn bản, sử dụng tiêu đề, mục, đánh dấu và chèn hình ảnh để tạo ra một chương trình tour du lịch hấp dẫn.
• Thiết kế chương trình tour du lịch bằng Canva: Canva là một nền tảng cung cấp hàng ngàn mẫu thiết kế độc đáo. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào thư viện mẫu của Canva và chọn một mẫu phù hợp với phong cách,  mục đích của chương trình tour du lịch.
• Thiết kế chương trình tour du lịch bằng Phần mềm TravelMaster: TravelMaster là phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp du lịch lữ hành online, giúp tối ưu mọi quy trình một cách nhanh chóng, chính xác và tự động. Với TravelMaster, việc xây dựng chương trình tour trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.  Bằng cách tích hợp tính năng addons Template chương trình tour, TravelMaster có thể hỗ trợ thiết kế template chương trình tour du lịch một cách độc đáo, phù hợp với nhu cầu và mang đậm dấu ấn thương hiệu doanh nghiệp. 

Khi thiết kế template chương trình Tour du lịch, cần xem xét các yếu tố sau:

• Logo: Đặt logo của doanh nghiệp ở vị trí nổi bật, thường là phía trên cùng hoặc phía dưới cùng của trang. 
• Màu sắc: Sử dụng màu sắc chủ đạo của thương hiệu để tăng khả năng nhận diện và tạo dấu ấn trong tâm trí khách hàng.
• Font chữ: Chọn font chữ dễ đọc, phù hợp với phong cách của thương hiệu. Đồng nhất font chữ trên toàn bộ chương trình để du khách có thể dễ dàng đọc nội dung.
• Cấu trúc chương trình: Sắp xếp các phần của chương trình một cách logic và có thứ tự, từ thông tin cơ bản như tên chương trình, thời gian,... đến các chi tiết như lịch trình, hoạt động, điểm đến, dịch vụ đi kèm.
• Chú thích:  Bổ sung các chú thích hoặc ghi chú cần thiết để giải thích hoặc làm rõ các thông tin trong chương trình du lịch. Điều này giúp du khách hiểu rõ hơn về các điều khoản và điều kiện cũng như các chi tiết quan trọng khác của chương trình.
• Đồng nhất về mặt thiết kế: Template chương trình tour du lịch cần có sự tương đồng về mặt thiết kế theo thị trường khách, loại hình du lịch,... từ đó tạo ấn tượng tích cực, giúp dễ dàng ghi nhớ và tăng khả năng nhận diện thương hiệu của mình trong lòng khách hàng

3. Lưu ý khi xây dựng chương trình du lịch

Khi thiết kế chương trình du lịch, có một số lưu ý quan trọng cần được xem xét để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho du khách. Dưới đây là một số điểm cần chú ý:

3.1. Nên đa dạng hóa các loại hình hoạt động

Khi xây dựng chương trình du lịch, doanh nghiệp lữ hành cần kết hợp đa dạng các hoạt động để chương trình du lịch trở nên hấp dẫn, thú vị hơn. Các hoạt động này có thể bao gồm hoạt động tham gia ngoài trời, tham gia lễ hội địa phương, mua sắm, giải trí, thư giãn,...

3.2. Tiến độ của chương trình phải hợp lý, phù hợp với thể trạng của du khách

Cần tính toán kỹ lưỡng thời gian di chuyển giữa các điểm đến và các hoạt động trong chương trình du lịch để đảm bảo rằng rằng khách hàng không quá mệt mỏi và có đủ thời gian để nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng. Thời gian nghỉ cần được sắp xếp xen kẽ giữa các hoạt động một cách hợp lý. Đồng thời, cần thiết kế lịch trình sao cho du khách có thể có thời gian tự do, giúp họ thư giãn và tham gia vào những hoạt động cá nhân nếu muốn.

3.3. Chú ý đến ấn tượng lúc đón tiếp đầu tiên và tiễn khách cuối cùng

Các hoạt động đón tiếp và tiễn khách thường tạo ra ấn tượng mạnh mẽ nhất trong lòng du khách. Do đó, cần chú trọng vào việc tổ chức các hoạt động đón tiếp và tiễn khách một cách chuyên nghiệp, nồng hậu và đáng nhớ, từ đó để để lại ấn tượng tốt nhất có thể trong lòng du khách.

Hy vọng bài viết “Quy trình xây dựng và thiết kế chương trình Tour du lịch” đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để xây dựng nhiều sản phẩm Tour du lịch chuyên nghiệp hơn, hấp dẫn hơn, từ đó thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh vượt bậc. 

>> Xem thêm: Download Tài liệu Nghiệp vụ xây dựng và thiết kế chương trình Tour du lịch
                       Phần mềm du lịch TravelMaster - Giải pháp quản trị Doanh nghiệp Du lịch thông minh