Phần mềm Du lịch là gì?

1. Phần mềm Du lịch là gì?

Phần mềm Du lịch là hệ thống phần mềm được thiết kế và phát triển riêng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du lịch.

Phần mềm du lịch cho phép theo dõi, quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả và linh hoạt hơn. Từ đó, giúp tự động hóa quy trình, tăng độ chuẩn xác trong công việc và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

2. Phân loại Phần mềm Du lịch

Dựa trên phạm vi hoạt động và mức độ tổng quan của phần mềm, có thể phân loại Phần mềm Du lịch theo 2 nhóm chính:

Phần mềm Du lịch tổng thể: Phần mềm Du lịch tổng thể cung cấp một giải pháp toàn diện cho hoạt động quản trị và vận hành doanh nghiệp du lịch. Phần mềm này tích hợp nhiều tính năng như quản lý sản phẩm, quản lý lịch trình, đặt chỗ, điều hành tour, thanh toán cho đến quản lý khách hàng và thống kê báo cáo nhằm giải quyết trọn vẹn bài toán quản trị của doanh nghiệp.

Phần mềm Du lịch theo nghiệp vụ: Đây là các phần mềm tập trung giải quyết một hoặc một số nghiệp vụ cụ thể trong hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn như Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán,...

3. Khi nào cần sử dụng Phần mềm Du lịch?

Việc sử dụng Phần mềm Du lịch trở nên cần thiết khi doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức, có thể bao gồm những yếu tố dưới đây:

• Phải dành quá nhiều thời gian để nhập liệu thủ công, thường xuyên nhập sai dữ liệu.
• Không có cơ sở dữ liệu dùng chung, mỗi nhân sự quản lý thông tin ở 1 file riêng khiến việc tìm kiếm dữ liệu khó khăn, gây rò rỉ, thất lạc dữ liệu.
• Doanh nghiệp chưa phân rõ chức năng của từng cá nhân, phòng ban, việc phối hợp và hợp tác giữa các bộ phận trở nên khó khăn, quản lý công việc chồng chéo, thiếu tổ chức.
• Sale bán sản phẩm, dịch vụ theo giá dạng “bốc thuốc” dẫn tới tính giá không đúng, làm giảm doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Không kiểm soát được Markup Rate khiến doanh nghiệp có lợi nhuận thấp, chịu lỗ, kinh doanh không hiệu quả.
• Tổng hợp báo cáo tình hình doanh nghiệp chậm trễ, thường xuyên gặp sai sót do phải thu thập và xử lý dữ liệu thủ công, làm cho nhà quản lý có cái nhìn sai về tình hình kinh doanh và đưa ra những quyết định sai lầm.
• Không có công cụ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, không nắm bắt được đúng năng lực và đóng góp của từng cá nhân trong tổ chức dẫn đến cơ chế lương lưởng không phản ánh đúng với năng lực của nhân viên.
• Quản lý dữ liệu khách hàng phân tán, không hiệu quả, phản hồi của khách hàng bị quên hoặc bỏ sót. Không có công cụ đo lường tiến độ, hiệu quả công việc. Các báo cáo thường tổng hợp thủ công và định kỳ theo tháng/quý, lãnh đạo khó nắm bắt tiến độ công việc và phát hiện “điểm nóng” kịp thời.
• … và những khó khăn khác khiến cho hoạt động kinh doanh trì trệ, quy trình cồng kềnh, nhiều điểm nóng,...

4. Lợi ích của Phần mềm Du lịch đối với doanh nghiệp

Số hóa & khai thác giá trị dữ liệu số hiệu quả

Lưu trữ dữ liệu bằng phương pháp thủ công làm tốn rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm và khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro thất lạc dữ liệu. Vì vậy, một hệ thống quản lý tập trung, đồng bộ sẽ giúp tìm kiếm, khai thác dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Thông qua số hóa và liên thông dữ liệu, các bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể tận dụng dữ liệu đầu mối để xử lý công việc của mình hiệu quả. Điển hình, khi Sale chuyển Booking tới Điều hành, điều hành viên có thể cập nhật tức thời thông tin chi tiết về tour, khách hàng. Sau khi điều hành Tour, Kế toán viên sẽ nắm bắt thông tin, quyết toán Tour và theo dõi công nợ, hệ thống báo cáo thu chi chi tiết một cách dễ dàng.

Ngoài ra, việc sử dụng dữ liệu và báo cáo tự động trên Phần mềm Du lịch cũng giúp nhà quản lý nắm bắt bức tranh tổng quan về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hiệu quả của từng dòng sản phẩm, từng nhân viên, đại lý,... Nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định chính xác để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, bền vững.

Quản trị và vận hành tối ưu

Phần mềm Du lịch thường được thiết kế với quy trình làm việc tinh gọn, đảm bảo quá trình làm việc giữa các phòng ban được chuẩn hóa, giảm thiểu các lỗi phát sinh và đảm bảo tính nhất quán trong từng luồng công việc.

Cụ thể, quy trình vận hành của doanh nghiệp du lịch sẽ được chuẩn hóa theo một quy trình khép kín từ Quản lý Nhà cung cấp -> Quản lý sản phẩm, dịch vụ -> Chiết tính giá -> Xây dựng báo giá -> Tạo booking -> Điều hành tour -> Quyết toán tour > Báo cáo, thống kê. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên và đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhất quán.

Gia tăng hiệu suất

Không còn phải thao tác quá nhiều bước thủ công để quản lý dữ liệu như trước đây, Phần mềm Du lịch cho phép lược bớt các bước xử lý thủ công rườm rà, giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và tối ưu hơn.

Các nghiệp vụ như chiết tính tour, làm báo giá, tạo Booking, điều hành tour, quyết toán tour đều được tự động hóa, làm giảm bớt sự can thiệp của con người và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra chuẩn xác, hiệu quả.

Ngoài ra, Phần mềm du lịch cung cấp tính năng theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua thời gian và tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc. Quản lý có thể nắm bắt năng lực của từng nhân viên và lập kế hoạch đào tạo, nâng cao kỹ năng để tăng cường hiệu suất làm việc tổng thể của tổ chức.

Nắm bắt bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp

Về mặt tổng quan, Phần mềm Du lịch cho phép nhà quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo đa chiều, trực quan. Các dữ liệu như khách hàng, nhà cung cấp, tình trạng booking, doanh thu, lợi nhuận, chi phí,... đều sẽ được ghi nhận tự động theo thời gian thực.

Nhà quản lý có thể truy xuất dữ liệu bất kỳ lúc nào, nắm bắt được mọi “điểm nóng” và đưa ra quyết định sáng suốt để tối ưu hóa sản phẩm, dịch vụ, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Thông qua tối ưu và chuẩn hóa quy trình làm việc, Phần mềm Du lịch giúp doanh nghiệp loại bỏ những khâu rườm rà, đảm bảo mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều hoạt động một cách nhịp nhàng và hiệu quả. Toàn bộ quá trình kinh doanh, tiếp thị hay điều hành đều được diễn ra chuẩn xác và nâng cao hiệu quả công việc.

Mặt khác, Phần mềm Du lịch thường tích hợp các tính năng tương tác với khách hàng như hệ thống chat trực tuyến, email tự động và thông báo đa kênh, giúp doanh nghiệp du lịch duy trì mối quan hệ với khách hàng, tạo ra trải nghiệm du lịch toàn diện.

Thông qua việc tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình làm việc, phần mềm du lịch giúp doanh nghiệp loại bỏ các khâu rườm rà, đảm bảo mọi bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động một cách nhịp nhàng và hiệu quả. Toàn bộ quá trình kinh doanh, tiếp thị và điều hành đều diễn ra chính xác, nâng cao hiệu quả công việc.

Tăng trưởng kinh doanh

Khi dữ liệu được quản lý tập trung, các quy trình vận hành, tiếp thị - bán hàng, chăm sóc khách hàng chuẩn hóa và phối hợp trơn chu. Doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Điều này làm tăng lượng khách hàng tiềm năng và doanh nghiệp tăng được doanh thu, lợi nhuận như mục tiêu đã đề ra.

Các quy trình nghiệp vụ đều được tự động hóa, quá trình thiết kế Tour diễn ra nhanh chóng hơn, chiết tính Tour chuẩn xác hơn, Điều hành Tour tự động, quyết toán tour hiệu quả hơn,... giúp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra chuẩn xác.

Thông qua việc kiểm soát Markup Rate hiệu quả, doanh nghiệp có thể xác định mức lợi nhuận mong muốn từ mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ du lịch. Điều này đảm bảo rằng giá bán của sản phẩm là tối ưu và lợi nhuận hợp lý từ mỗi giao dịch.

Đặc biệt, Phần mềm Du lịch cũng cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo thống kê, giúp doanh nghiệp du lịch hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, xu hướng thị trường và hiệu quả của các chiến lược kinh doanh.

Theo dõi và phân tích những dữ liệu này giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh chiến lược và phát triển các gói sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu của thị trường. Phần mềm Du lịch đã chứng minh được vai trò quan trọng trong việc cải tiến quy trình quản trị và vận hành của các doanh nghiệp.

Việc áp dụng Phần mềm du lịch không chỉ giúp tối ưu hoạt động quản trị mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh một cách bền vững trong kỷ nguyên số.

Xem thêm: 

>>> Phần mềm du lịch TravelMaster - Giải pháp quản trị Doanh nghiệp Du lịch thông minh