Hệ thống quản lý booking quan trọng như thế nào trong phần mềm điều hành công ty du lịch?

1. Chiết tính giá tự động

Trong phần mềm điều hành công ty du lịch, hệ thống chiết tính giá là vô cùng quan trọng. Trong thực tế, đây là một yêu cầu bắt buộc. Khi bạn tạo một booking trong hệ thống quản lý booking, bạn cần chiết tính giá một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó bạn có thể đưa ra những thông tin chính xác và hợp lý tới khách hàng của bạn. Việc chiết tính giá chính xác và rõ ràng sẽ  giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng của mình – điều này sẽ thúc đẩy và hỗ trợ cho quá trình bán hàng tăng lên.

 2. Dịch vụ bổ sung

Với mỗi sản phẩm của bạn, dù đó là một tour hay một khách sạn cũng đều có thể cần thêm một số dịch vụ bổ sung hay dịch vụ đi kèm. Những dịch vụ bổ sung này cần được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý booking cùng với tính năng chiết tính giá như đã đề cập ở trện. Tuy nhiên, khách hàng có thể yêu cầu những dịch vụ không thuộc phạm vi cung cấp của bạn, đó có thể chỉ là những dịch vụ mới xuất hiện trong đầu họ hoặc được giới thiệu bởi bạn bè của họ. Vì bạn đang hoạt động trong ngành du lịch, theo phản ứng tự nhiên, bạn sẽ đồng ý trước những yêu cầu của khách hàng, những liêu rằng phần mềm của bạn có thể xử lý được những yêu cầu đó không? 

3. Dịch vụ đóng gói động

Một khách hàng muốn đặt tour, dịch vụ đưa đón sân bay, thuê xe, và một số dịch vụ khác nữa. Đây là tình huống mà bạn và những nhân viên của bạn thường gặp mỗi ngày. Hãy kiểm tra xem liệu tính năng quản lý booking trong phần mềm của bạn có thể quản lý và giải quyết những yêu cầu này một cách hiệu quả và chất lượng hay không, hay phần mềm của bạn có cần một giải pháp thay thế không?  Tính năng quản lý booking trong phần mềm của bạn có thể hoàn toàn xử lý những dịch vụ đóng gói động hay không? Nếu phần mềm của bạn cần một giải pháp thay thế và không thể thực hiện được yêu cầu này, làm thế nào tính năng quản lý booking trong phần mềm có thể xử lý được những yêu cầu dưới dạng này?

4. Theo dõi thanh toán

Như đã nói ở trên, những booking là yếu tố được các công ty du lịch quan tâm nhất. Tuy nhiên, việc quản lý tình trạng thanh toán đối với từng booking cũng là một việc không kém phần quan trọng. Oử mọi thời điểm, bạn cần biết được chính xác những booking nào đã được thanh toán, những khoản thanh toán nào còn thiếu, những khách hàng nào chưa thanh toán booking và những thanh toán nào đã đến hạn… Tất cả những thông tin tài chính này đều liên quan đến các booking và cần được theo dõi trên hệ thống quản lý booking. 

5. Gửi thông báo

Khi một booking được tạo ra trong hệ thống, bạn cần truyền tải những thông tin liên quan tới booking đó tới khách hàng, nhà cung cấp, bộ phận kế toán và người điều hành tour…Việc sử dụng những tài liệu và các bảng tính để gửi  thông tin tới các bộ phận liên quan được xem là một cách tốt nhưng liệu đây có phải là một cách lý tưởng để thực hiện công việc này?

Những booking thường bao gồm các thông tin về du lịch như voucher, danh sách phòng, thông báo nhà cung cấp và một số thông tin khác cũng như những thông tin tài chính như hóa đơn, xác nhận thanh toán; nếu bạn đang nhập tất cả những thông tin này trên một công cụ nào đó trong khi hệ thống quản lý booking có thể thực hiện được điều này, bạn cần tự hỏi xem liệu có gì sai sót đang xảy ra không?

6. Tình trạng theo dõi

Mỗi booking đều trải qua một quy trình khép kín. Nó có thể bắt đầu từ những yêu cầu về giá và những booking có sẵn, sau đó được nhà cung cấp xác nhận và chờ xác nhận từ khách hàng. Sau khi booking đã được xác nhận hoàn toàn, booking đó cũng có thể bị hủy. Tất cả những công việc này có thể được nhân lên hàng nghìn lần với các booking. Làm thế nào bạn có thể theo dõi tất cả những giai đoạn và diễn biễn của quy trình này? Với việc sử dụng hệ thống quản lý booking trên phần mềm, bạn hoàn toàn có thể thực hiện được điều này.

7. Tìm kiếm nhanh

“Xin chào, tôi là Hà, bạn có thể cho tôi biết tôi còn bao nhiêu tiền chưa được thanh toán được không? Bạn cần giữ liên lạc với khách hàng và cho cô ấy biết một cách chính xác và rõ ràng thông tin mà cô ấy yêu cầu. Thêm vài đó, bạn cần tìm thấy booking của khách hàng này trong giây lát hoặc tìm booking từ một khu vực cố định? Hoặc kiểm tra trong danh sách theo ngày nào đó hay tìm theo tour khởi hành vào một ngày nào đó. Tổng quan booking sẽ cũng cấp cho bạn thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng và trên tất cả, hệ thống quản lý booking trong phần mềm chính là tiện ích mà bạn cần để xử lý những công việc như thế này một cách nhanh chóng và chính xác.

Bạn có cảm thấy rằng chúng ta đã xem xét tất cả những mối quan tâm của một công ty du lịch? Điều gì bạn cho là quan trọng nhất khi nghĩ về một hệ thống quản lý booking? Điều gì là phức tạp nhất khi quản lý những booking? Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn là gì, chúng tôi sẽ đưa ra giải pháp tối ưu nhất cho bạn.