Đại lý du lịch là gì?

Định nghĩa Đại lý du lịch

Đại lý du lịch là các đơn vị hoặc cá nhân đại diện cho các doanh nghiệp lữ hành để bán các sản phẩm du lịch của họ. Các đại lý này đóng vai trò là cầu nối giữa khách hàng và các doanh nghiệp lữ hành, giúp khách hàng chọn và đặt các dịch vụ du lịch phù hợp.

Đại lý du lịch hỗ trợ du khách lập kế hoạch, lựa chọn và tổ chức chuyến đi du lịch của họ. Họ đưa ra lời khuyên về loại hình du lịch, điểm đến du lịch, hoạt động du lịch phù hợp tại địa phương của họ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của khách du lịch. Đại lý du lịch hoạt động như một cá nhân, doanh nghiệp độc lập. Họ cung cấp các dịch vụ liên quan đến việc đặt tour, vé máy bay, khách sạn, vé tham quan, và các dịch vụ du lịch khác cho khách hàng.

Nhiệm vụ của Đại lý du lịch

Đóng vai trò là trung gian giữa khách hàng và doanh nghiệp lữ hành, đại lý thực hiện một số nhiệm vụ như sau:

*Đối với khách hàng:

• Tư vấn và giới thiệu các sản phẩm du lịch: Đại lý du lịch sẽ tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm du lịch phù hợp với nhu cầu, sở thích và ngân sách của họ. Họ cũng sẽ giới thiệu chi tiết về các điểm đến, dịch vụ và giá cả của từng sản phẩm.

• Đặt dịch vụ (Booking) với nhà cung cấp Tour du lịch: Đặt chỗ cho các chuyến đi của khách hàng để doanh nghiệp lữ hành có sự chuẩn bị tốt nhất và cung cấp dịch vụ chu đáo tới khách hàng mà đại lý gửi.

• Cung cấp thông tin du lịch: Đại lý du lịch sẽ cung cấp cho khách hàng thông tin về các điểm đến, các hoạt động có trong tour, đặc trưng văn hóa, phong tục tập quán, ẩm thực của địa phương,...

• Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng: Đại lý du lịch sẽ giải đáp thắc mắc của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ du lịch, đồng thời hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình du lịch.

*Đối với doanh nghiệp lữ hành:

• Bán các sản phẩm du lịch của doanh nghiệp lữ hành cho khách hàng: Đại lý du lịch sẽ bán các sản phẩm du lịch của doanh nghiệp lữ hành cho khách hàng thông qua hệ thống kênh bán hàng của họ.

• Tiếp thị và quảng bá các sản phẩm du lịch của doanh nghiệp lữ hành: Đại lý du lịch có thể tham gia vào các hoạt động tiếp thị và quảng bá các sản phẩm du lịch của doanh nghiệp lữ hành để thu hút khách hàng.

• Cung cấp phản hồi về thị trường cho doanh nghiệp lữ hành: Đại lý du lịch có thể cung cấp cho doanh nghiệp lữ hành thông tin về nhu cầu và xu hướng thị trường du lịch để giúp doanh nghiệp điều chỉnh sản phẩm và dịch vụ của mình phù hợp với thị hiếu của khách hàng.

• Tham gia vào các hoạt động hợp tác với doanh nghiệp lữ hành: Trong một số trường hợp, đại lý du lịch có thể tham gia vào các hoạt động hợp tác với doanh nghiệp lữ hành như tổ chức các tour du lịch chung, chia sẻ nguồn khách hàng,...

Ngoài ra, đại lý du lịch còn có thể thực hiện một số nhiệm vụ khác như:

• Thu hộ tiền thanh toán cho doanh nghiệp lữ hành: Đại lý du lịch có thể thu hộ tiền thanh toán cho doanh nghiệp lữ hành từ khách hàng.

• Xuất hóa đơn và chứng từ cho khách hàng: Đại lý du lịch có thể xuất hóa đơn và chứng từ cho khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ du lịch đã mua.

• Bảo quản hồ sơ giao dịch: Đại lý du lịch có trách nhiệm bảo quản hồ sơ giao dịch với khách hàng và doanh nghiệp lữ hành.

Tất nhiên, các nhiệm vụ cụ thể của đại lý du lịch có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động và chính sách của từng đại lý cũng như thỏa thuận hợp tác riêng đối với từng doanh nghiệp lữ hành.

Đặc điểm của đại lý du lịch

Đại lý du lịch đóng vai trò là trung gian giữa khách hàng và các nhà cung cấp dịch vụ du lịch. Họ không trực tiếp tổ chức các tour du lịch hay cung cấp dịch vụ lưu trú và vận chuyển khách du lịch. Thay vào đó, họ chỉ bán lại các sản phẩm và dịch vụ từ các doanh nghiệp du lịch lữ hành. 

Vai trò trung gian này cho phép đại lý du lịch tiếp cận một lượng lớn sản phẩm và dịch vụ đa dạng, từ đó mang đến cho khách hàng nhiều lựa chọn phong phú. Đồng thời, họ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự kết nối và thuận tiện cho khách hàng, giúp quá trình lên kế hoạch và thực hiện chuyến đi trở nên dễ dàng hơn.

Một đặc điểm nổi bật của đại lý du lịch đó là phạm vi hoạt động đa dạng. Không bị giới hạn bởi một nhà cung cấp duy nhất, họ có thể bán sản phẩm từ nhiều doanh nghiệp lữ hành khác nhau. Điều này mang lại lợi ích lớn cho khách hàng, vì khách hàng có thể so sánh và lựa chọn giữa nhiều gói dịch vụ khác nhau về giá cả, chất lượng và điểm đến. Sự đa dạng này cũng giúp đại lý du lịch linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng khách hàng, từ các tour du lịch giá rẻ đến các chuyến đi cao cấp. Khả năng bán cao hơn, tỷ lệ chuyển đổi tốt hơn.

>> Xem thêm: Mở khóa bí mật để tăng doanh thu cho đại lý du lịch

Đại lý du lịch cần có kiến thức sâu rộng về các sản phẩm du lịch để tư vấn cho khách hàng một cách hiệu quả. Họ phải hiểu rõ về các điểm đến, các loại hình tour, dịch vụ lưu trú, vận chuyển và các hoạt động giải trí để có thể cung cấp thông tin chính xác và chi tiết cho khách hàng.

Ngoài ra, họ cần cập nhật liên tục về các xu hướng du lịch, chương trình khuyến mãi, và các thay đổi trong ngành để đảm bảo rằng họ có thể tư vấn những lựa chọn tốt nhất và phù hợp nhất cho khách hàng. Tất nhiên, bất cứ một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành nào cũng cần yếu tố này nhưng đối với đại lý du lịch, đây là điều kiện quan trọng để họ có thể có doanh thu, kinh doanh tốt hơn và duy trì sự tồn tại của doanh nghiệp.

Cuối cùng, đại lý du lịch phải đảm bảo cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ khách hàng tốt nhất trước, trong và sau khi mua dịch vụ. Trước khi mua, họ tư vấn về các lựa chọn du lịch, giúp khách hàng lập kế hoạch chi tiết cho chuyến đi. Trong quá trình mua dịch vụ, họ xử lý các đặt chỗ và đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện chính xác và kịp thời. Sau khi mua, đại lý tiếp tục hỗ trợ khách hàng trong suốt chuyến đi, giải đáp các thắc mắc và đồng hành cùng doanh nghiệp lữ hành xử lý các vấn đề phát sinh. 

Sự khác biệt giữa doanh nghiệp du lịch và đại lý du lịch

Đều hoạt động trong lĩnh vực du lịch tuy nhiên Đại lý du lịch và Doanh nghiệp du lịch lữ hành có những sự khác biệt. 

Đại lý du lịch chủ yếu triển khai tư vấn và bán hàng cho khách hàng, trong khi đó doanh nghiệp lữ hành tập trung vào việc tổ chức, điều hành và quản lý các chuyến du lịch. Sự kết hợp giữa hai loại hình này giúp cung cấp một chuỗi dịch vụ du lịch hoàn chỉnh, từ khâu tư vấn, bán hàng đến việc tổ chức và điều hành chuyến đi.

Để phân biệt 2 loại hình này, có thể dựa trên 3 khía cạnh như sau:

Về đặc điểm và quy mô

- Doanh nghiệp du lịch lữ hành: Thường là các công ty có quy mô lớn, với hệ thống quy trình quản lý và vận hành chuyên nghiệp. Kinh doanh đa dạng các loại hình dịch vụ du lịch với hệ thống kênh phân phối đa dạng, bao gồm cả phân phối trực tiếp và gián tiếp. Nguồn doanh thu không bị phụ thuộc và một kênh nhất định.

- Đại lý du lịch: Thường là các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, có thể là các chi nhánh hoặc cửa hàng độc lập. Doanh thu chủ yếu đến từ hoa hồng bán hàng hoặc tỷ lệ chênh lệch giá mua và giá bán từ các doanh nghiệp lữ hành.

Về chức năng & nhiệm vụ

- Doanh nghiệp du lịch lữ hành:

+ Tổ chức và điều hành tour: Doanh nghiệp lữ hành trực tiếp tổ chức và điều hành các chuyến du lịch, từ việc lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, đến điều phối các hoạt động trong tour, đảm bảo quá trình cung cấp dịch vụ tour được diễn ra trọn vẹn.

+ Cung cấp dịch vụ trọn gói: Thiết kế và cung cấp các gói dịch vụ du lịch trọn gói bao gồm ăn uống, chỗ ở, vận chuyển, và các hoạt động tham quan, giải trí.

+ Quản lý chất lượng dịch vụ: Đảm bảo chất lượng dịch vụ, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình tour du lịch diễn ra và liên tục cải tiến sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

- Đại lý du lịch:

+ Môi giới dịch vụ: Đại lý du lịch hoạt động như một trung gian, môi giới giữa khách hàng và các nhà cung cấp dịch vụ  tour du lịch.

+ Tư vấn và bán dịch vụ: Đại lý du lịch tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm tour du lịch và các dịch vụ du lịch liên quan.

+ Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp thông tin chi tiết về chương trình du lịch, điểm đến, văn hóa, phong tục tập quán và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình du lịch để khách hàng có được những trải nghiệm tốt nhất.

Mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp