23.10.2018 | Quản trị
Người điều hành tour phải đảm nhiệm rất nhiều công việc để thu xếp các chương trình du lịch cho du khách, trong đó có 3 công việc chính là: liên hệ đặt dịch vụ (nhà hàng, khách sạn…) - sắp xếp xe - điều hành hướng dẫn viên. Nếu tại công ty lữ hành họ làm việc không có sẵn các dịch vụ này, họ sẽ phải liên hệ và trực tiếp làm việc với các bên cung cấp các dịch vụ ấy để đảm bảo sẽ hình thành lên một chuyến đi hoàn chỉnh cho khách hàng.
Công việc liên hệ với các đối tác này không yêu cầu quá nhiều nghiệp vụ phức tạp, nhưng đòi hỏi người điều hành phải có kĩ năng xử lý các đầu việc nhanh và chính xác, hơn hết là cần xây dựng một quy trình cụ thể và thông minh để giảm tải những thao tác mang tính chất lặp lại khi có quá nhiều booking cần xử lý.
Với phần mềm TravelMaster, việc liên hệ của người điều hành sẽ trở nên linh hoạt hơn bởi những tính năng của phần mềm sẽ giúp rút ngắn thời gian, tự động thực hiện những thao tác thủ công trước đây.
Cụ thể hơn, chúng ta sẽ xem xét việc liên hệ với các đối tác được người điều hành tour thực hiện thông qua phần mềm như thế nào.
Người điều hành trong các công ty du lịch có nhiệm vụ liên hệ với các nhà cung cấp để đặt các dịch vụ có trong tour của khách hàng. Cách thông thường để thực hiện công việc này là gọi điện, nhắn tin hoặc gửi email - những thao tác được lặp đi lặp lại gây lãng phí thời gian và giảm hiệu suất lao động.
Phần mềm TravelMaster sẽ hỗ trợ người điều hành với tính năng đặt dịch vụ qua email có sẵn trên hệ thống.
Thay vì gọi điện trình bày nội dung hay soạn một đoạn tin dài để thông báo cho phía cung cấp dịch vụ, giờ đây những nội dung ấy đã tự động có trong một email mẫu trên hệ thống. Người điều hành chỉ cần chọn “Đặt dịch vụ” và phía nhà cung cấp sẽ ngay lập tức nhận được yêu cầu.
Thêm một tính năng cũng vô cùng hữu ích ở phần mềm là phía nhà cung cấp có thể trả lời thư bằng cách ấn chọn vào đường link có trong email và điền thông tin vào một bảng mẫu. Sau thao tác này, hệ thống sẽ tự động cập nhật cho người điều hành biết rằng nhà cung cấp đã xác nhận yêu cầu.
Như vậy, bộ phận điều hành chỉ cần làm việc trên phần mềm mà không phải mất thời gian vào việc kiểm tra hộp thư nữa.
Nhà xe cũng là một loại hình nhà cung cấp, bởi vậy việc liên hệ cũng được thực hiện tương tự - đó là qua email tự động. Nhưng ngoài việc liên hệ, người điều hành còn phải chịu trách nhiệm về việc bố trí, sắp xếp xe sao cho hợp lý về số lượng và chi phí cho khách hàng.
Người điều hành chỉ cần chọn đúng các đoàn cần ghép xe. Hệ thống sẽ tự động tính tổng số người của các đoàn này và đưa ra chiếc xe có lượng ghế gần nhất với số người đó.
Nếu không có phần mềm, người điều hành sẽ phải lặp lại công việc liên hệ với dịch vụ xe. Chế độ ghép xe tự động thực sự là một tính năng thông minh và rất cần thiết.
Bảng chiết tính Sale hiển thị xe 7 chỗ cho booking 4 khách
Bảng chiết tính tour với số chỗ của xe theo từng khoảng khách
Sau khi chuyển thực hiện BKK1 và BKK2 thì dịch vụ Xe ô tô đã ghép số khách vào 1 xe 29 chỗ
