4 Hạn chế doanh nghiệp gặp phải khi quản lý khách hàng bằng excel

Những bất cập mà doanh nghiệp du lịch gặp phải khi vẫn dùng Excel để vận hành và quản lý.

1. Độ bảo mật thấp

Excel là phần mềm miễn phí, không có sự phân quyền truy cập. Vì vậy, dữ liệu thông tin của khách hàng có thể bị đánh cắp dễ dàng, mang đến sự rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Bạn có thể khắc phục bằng cách tạo mật khẩu cho từng trang tính. Nhưng trong khi số lượng trang tính là quá lớn thì điều này sẽ mất thời gian và có thể gây nhầm lẫn với người dùng.

2. Dữ liệu bị phân tán

Khi doanh nghiệp quản lý khách hàng bằng excel, mỗi nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp quản lý một nhóm khách hàng bằng các file excel khác nhau, làm cho dữ liệu bị phân tán, không thống nhất. Khi cần thống kê và tổng hợp sẽ mất rất nhiều thời gian để hợp nhất dữ liệu cũng như rà soát sai sót. Điều này sẽ gây khó khăn cho quản lý, đặc biệt trong việc đánh gia bao quát chất lượng công việc của từng nhân viên cũng như của cả đội nhóm. Việc hoạch định chiến lược bán hàng và chăm sóc khách hàng cũng sẽ bị chậm trễ. 

3. Hạn chế về tính năng sử dụng

Đầu tiên, Excel có sự hạn chế về giao diện, không thể quản lý quan hệ khách hàng. Vì nó chỉ đơn thuần là một trang tính nhằm mục đích thống kê, tính toán dữ liệu. Còn các tính năng thông báo hay nhắc nhở lịch gọi, hẹn khách và chăm sóc khách hàng không hề có. Việc theo dõi đơn hàng, lịch sử khách hàng, cũng như tiến độ làm việc của nhân viên sẽ phải thực hiện độc lập với excel, từ đó làm giảm hiệu quả của bộ phận bán hàng. Ngoài ra, việc cập nhật thường xuyên thông tin về khách hàng, về đơn hàng cũng tốn nhiều thời gian, do excel không có tính năng cập nhật dữ liệu tự động.

4. Khó quản lý

Excel không hỗ trợ bộ phận bán hàng trao đổi thông tin trực tiếp, do đó khả năng tương tác kém. Khi nhà quản trị cần một bản báo cáo tổng hợp ngay lập tức thì điều này đối với Excel là không thể mà cần một chút thời gian. Từ đó, nhà quản trị khó có thể theo dõi, quản lý và đánh giá liên tục hiệu quả làm việc của nhân viên bộ phận bán hàng, gây nên sự chậm trễ trong việc ra quyết định, lên kế hoạch quản trị.

Giải pháp:

Khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng mặt hàng nhiều, cũng như số lượng khách hàng lớn, việc quản lý bằng Excel không thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Đã đến lúc bạn cần nghiêm túc cân nhắc một giải pháp quản trị hiệu quả hơn cho doanh nghiệp mình. 

Hệ thống TaCMR được tích hợp trong phần mềm TravelMaster sẽ thay thế hoàn toàn Excel không còn giá trị trong quản trị quan hệ khách hàng. TaCRM ngoài giải quyết tất cả 4 hạn chế trên ở Excel. Nó còn là chiến lược, là công cụ để khai thác khách hàng tiềm năng, chuyển hóa thành khách hàng thực và tạo dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. 

>> Xem thêm: Tích hợp hệ thống TaCRM - Bước tiến mới của phần mềm quản trị du lịch TravelMaster