11.06.2016 | Quản trị
Trong thời đại phát triển công nghệ thông tin, vẫn còn những công ty sở hữu trên 100 nhân viên thực hiện thao tác quản lý mọi công việc theo cách thủ công bằng cách liệt kê tất cả các công việc trên giấy hay các bảng tính. Các công ty du lịch thường nói rằng: “Chúng tôi có thể làm mọi việc nhanh hơn với Excel” hoặc “ Exel thực sự đáp ứng được những nhu cầu của chúng tôi”. Nhưng với Bộ phận hành chính – Back Office, Bộ phận booking online và Bộ phận kết nối hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) thì phương pháp này không thực sự là một cách quản lý lý tưởng trong tương lai. Yêu cầu thay đổi mới và nâng cấp là một yêu cầu tối thiểu vì nếu bạn vẫn duy trì cách quản lý cũ thì một doanh nghiệp nào đó sẽ thay thế vị trí của bạn trong tương lai hoặc thậm chí ngay ngày mai. Dưới đây là những lý do tại sao Excel không thể tối ưu bằng phần mềm điều hành công ty du lịch.
Điều hành doanh nghiệp trong ngành du lịch trên thế giới đang cần phải thay đổi để đáp ứng được yêu cầu điều hành và quản lý chuyên nghiệp mỗi ngày.
Hiện tại, các công ty du lịch hầu như đang sử dụng một công cụ nào đó không phải ở cấp độ cao, ví dụ như Excel, để quản lý và điều hành công ty du lịch của mình. Trong khi đó, Excel được sử dụng bởi nhiều loại hình tổ chức doanh nghiệp khác nhau, vì vậy việc sử dụng Excel trong quản lý và điều hành doanh nghiệp của bạn thực sự không phải là một việc lý tưởng để duy trì. Bạn cần sử dụng một hệ thống quản trị và điều hành dành riêng cho Doanh nghiệp du lịch.
Bạn cần có một vùng riêng biệt mà tại đó bạn có thể theo dõi lịch sử công việc, các lượt booking, những dịch vụ du lịch, tiền hoa hồng, nhân viên, vv. Hệ thống điều hành công ty du lịch là một giải pháp lý tưởng giúp bạn giải quyết tất cả những công việc này và so với hệ thống điều hành công ty du lịch thì Excel chỉ có thể thực hiện 10% trong tổng số những công việc mà hệ thống thực hiện được.
Với việc quản lý và điều hành công ty du lịch chỉ với một giải pháp, doanh nghiệp của bạn sẽ tránh được việc dành quá nhiều thời gian vào việc nhập dữ liệu theo cách thủ công trên các bảng tính với những công thức phức tạp. Với hệ thống này, giá dịch vụ sẽ được tự động tính toán, chương trình tour được tạo ra tự động và bao gồm cả tổng quan tình trạng tài chính của công ty, tất cả những công viêc này được thực hiện với chỉ một cú nhấp chuột (bạn có thể phân quyền quản lý cho các nhân viên trong công ty tùy theo chức năng của từng phòng ban).
Hãy xem xét trường hợp sau: Bạn có 150 nhận viên quản lý các công việc của công ty bằng Excel. Với việc áp dụng hệ thống điều hành công ty du lịch, bạn sẽ chỉ cần 75 nhân viên để thực hiện công việc này. Điều này cho thấy phần mềm quản trị và điều hành du lịch khiến công việc của bạn tăng tốc và đạt hiệu quả cao như thế nào. Nói cách khác, phân hệ điều hành doanh nghiệp du lịch trong phần mềm giúp cải thiện hiệu suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn.
Excel chỉ có thể sử dụng để quản lý những công việc thông thường. Những tính năng cao cấp hơn cần có thời gian và kinh nghiệm đề quản lý một cách chính xác. Một bảng tính Excel cơ bản chỉ là một bảng trống mà bạn có thể lưu trữ những số liệu tài chính trên đó. Bạn cần đánh máy từng chữ số một (hoặc liên tục lập lại thao tác copy – paste) và sử dụng những bảng tính khác nhau để tạo ra số liệu bạn muốn. Với hệ thống điều hành công ty du lịch tự động, bạn sẽ không cần phải sử dụng tới những công thức phức tạp đang xuất hiện trong đầu.
Khi sử dụng Excel, phân vùng mà bạn có thể xem lại tất cả các giao dich đã được các nhân viên thực hiện hoặc thay đổi thực sự không tồn tại. Những thống kê về lợi nhuận, thâm hụt, lãi xuất, số lượng hóa đơn, vv. được trải trên hàng trăm file excel, trong khi những file excel này không thể mang lại cho bạn một cái nhìn tổng quan về phương thức vận hành mà doanh nghiệp của bạn đang thực hiện. Với hệ thống điều hành công ty du lịch, bạn có thể lưu trữ toàn bộ báo cáo một cách hiệu quả (quản lý tài chính, ngân sách, theo dõi hóa đơn và thanh toán, quản lý khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, tạo và gửi tài liệu, lập chương trình tour và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên).
Ví dụ, làm thế nào bạn có thể thưởng một ai đó hoặc xem liệu người này có gặp vấn đề với công việc của họ hay không nếu bạn không có một vùng lưu trữ tổng quan về những việc họ làm? Bạn không thể làm được việc này với Excel.
Với phần mềm quản trị công ty du lịch, bạn chỉ cần nhập thông tin duy nhất một lần và quản lý tất cả những thông tin đó tại một khu vực trung tâm. Bạn không cần phải lưu trữu trên các file tại desktop và các hệ thống lưu trữ như: hệ thống dành cho bộ phận hành chính, hệ thống dùng để tạo tài liệu/ hóa đơn, hệ thống dành cho booking online, vv. Bên cạnh đó, Excel không thể tự động chuyển những dữ liệu tới khách hàng dưới dạng form trong trường hợp gửi email hoặc bản in của một hóa đơn.
Qúa trình nhập liệu thủ công thường hay gặp phải các sai sót. Dữ liệu có thể bị sai sót do những thay đổi hoặc xóa một cách ngẫu nhiên. Trong trường hợp bạn không thể kiểm soát được tất cả những công việc này, những sai sót có thể gây ra những nguy hại to lớn cho công ty.
Với Phần mềm du lịch chuyên biệt, bạn có thể quản lý tất cả các email, khách hàng, nhà cung cấp, tài liệu và dịch vụ từ một khu vực với giao diện quen thuộc và dễ dàng sử dụng. Đồng thời, những giao dịch tài chính được tổng hợp và quản lý từ một vị trí trung tâm. Nếu bạn sử dụng Excel để quản lý và điều hành những công việc này, việc quản lý sẽ thật lộn xộn và khó kiểm soát.
Khi mỗi bộ phận (có thể là mỗi nhân viên) chỉ quản lý những bảng tính của họ, sự kết hợp giữa các bộ phận hoặc các nhân viên dường như là điều không thể. Điều này tạo ra những nhầm lẫn cũng như nguy hại đối với công ty. Dù mỗi nhân viên quản lý file excel của riêng họ hay tất cả các nhân viên cùng sử dụng một file excel thì cũng đều gây ra những tổn hại đáng kể. Thêm vào đó, chỉ một người có thể quản lý một file excel tại cùng một thời điểm.
Hệ thống điều hành công ty du lịch cho phép bạn kiểm soát lịch sử hoạt động của tất cả các công việc đã được thực hiện kèm theo tất cả các lưu trữ và dữ liệu (khi một việc gì đó được thay đổi, hệ thống cho phép bạn biết chính xác công việc đã thay đổi và ai đã tạo ra thay đổi). Tính năng này thực sự hữu ích trong trường hợp nhiều người cùng thực hiện một công việc hoặc trong trường hợp một ai đó trong công ty vắng mặt, công việc sẽ vẫn được thực hiện như mỗi ngày.
Khi nhân viên nhập dữ liệu thủ công tại một bảng tính, hoặc nhiều bảng tính, không ai có thể biết được chính xác số tiền công ty của họ đang tạo ra hoặc chi tiêu, và cũng không ai trong công ty biết được những dịch vụ du lịch và hành trình đã được thay đổi.
Việc lưu trữ cục bộ dữ liệu của bạn trên màn hình desktop là không hề an toàn. Tất cả phụ thuộc vào tình trạng lưu trữ của ổ cứng và chất lượng của máy tính. Với hệ thống điều hành công ty du lịch sử dụng hệ thống hạ tầng cloud , thông tin không thể bị mất dù có virus hay máy tính của bạn bị hỏng, bạn có thể truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Máy chủ luôn backup (sao lưu) trong trường hợp có vấn đề gì xảy ra. Bên cạnh đó, bạn có thể truy cập dữ liệu từ một máy tính khác hay bất kỳ máy tính nào chỉ cần có kết nối internet.
Những số liệu và thông tin chính xác đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định. Excel không thể đưa ra lịch sử hoạt động cho phép doanh nghiệp của bạn biết được những dữ liệu đã được thay đổi như thế nào và cũng không thể cung cấp cho bạn dữ liệu chính xác để đưa ra quyết định chính xác. Thật khó để có được thông tin chất lượng mà bạn cần để có thể đưa ra những định hướng trong tương lai. Phần mềm điều hành công ty du lịch dựa trên hệ thống cloud sẽ tự động chuyển đổi dữ liệu sang thông tin có tính định hướng, những thông tin này có thể được sử dụng cho việc tạo ra quyết định của doanh nghiệp.
Như vậy, Excel là một công cụ hữu ích đối với việc lưu trữ số lượng nhỏ dữ liệu đơn giản và nó có thể hỗ trợ những công việc liên quan đến chức năng kế toán và chương trình tour. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện lưu trữ một số lượng lớn những dữ liệu phức tạp, tạo ra các bảng điều khiển tương tác, quản lý dữ liệu không giới hạn và hỗ trợ tìm kiếm thông tin chính xác thì đây thực sự là những việc khó có thể thực hiện với Excel.
Doanh nghiệp của bạn sẽ ngày càng phát triển, điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ có rất nhiều dữ liệu cần được theo dõi và quản lý, phần mềm điều hành công ty du lịch chính là giải pháp tối ưu nhất mà bạn nên sử dụng.
Bạn cần tư vấn chi tiết về phần mềm điều hành du lịch tốt nhất, hãy để lại thông tin liên hệ tại Form dưới đây.
