23/06/2014 02:04 | Kiến thức TravelMaster
Nhiều doanh nghiệp mặc dù đã có nhận thức cần ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý điều hành tour du lịch nhưng chưa mạnh dạn trang bị. Một phần do thiếu thông tin, không biết phải tiếp cận thế nào, bắt đầu từ đâu, phần khác do còn nghi ngại về khả năng thành công trong vận hành cho dù vẫn biết mình đang nằm trong mớ bòng bong công việc có thể mất kiểm soát bất cứ lúc nào.
Trước hết, như bất cứ một dự án áp dụng phần mềm quản lý điều hành cho doanh nghiệp du lịch, việc quyết định ứng dụng phần mềm cần đạt đến sự thống nhất, quyết tâm thay đổi, đầu tư cả về kinh phí và nguồn nhân lực trong doanh nghiệp du lịch của bạn. Khi đã có sự thống nhất và quyết tâm cao, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước tiếp theo trong triển khai phần mềm:
1. Xây dựng chiến lược
2. Lựa chọn giải pháp
3. Triển khai
4. Bảo trì và nâng cấp hệ thống
Trong phạm vi bài viết này chúng tôi xin giới thiệu 2 bước đầu tiên trong quy trình triển khai Travel Master. Đây là 2 bước có mối liên hệ chặt chẽ, phụ thuộc lẫn nhau bởi chỉ khi hiểu rõ nhu cầu và xây dựng chiến lược của mình, doanh nghiệp mới có thể đưa ra lựa chọn một giải pháp phù hợp.
1. Xây dựng chiến lược
Thông thường nhu cầu ứng dụng TravelMaster xuất phát từ những công ty thực sự muốn điều hành bằng phần mềm. Không loại trừ những công ty ứng dụng phần mềm để quản lý booking và các đại lý bán lẻ tour cho mình.
Đơn cử như một công ty chuyển tổ chức các tour ghép nhóm (nhóm lớn (big group) - nhóm nhỏ (small group), có tour xuất phát hàng ngày (dailytour), tour tổ chức riêng (private).
Phần mềm sẽ giúp ích rất lớn cho việc này vì mỗi ngày có nhiều khách đi du lịch, đồng nghĩa với việc sẽ phải đặt dịch vụ ở nhiều nhà cung cấp khác nhau dẫn đến khó kiểm soát số lượng, tình trạng dịch vụ nhiều ngày liên tiếp, số lượng dịch vụ/mỗi booking.....
Quản lý công nợ, phát sinh khi công ty du lịch của bạn có nhiều đại lý, khách hàng, tình trạng thanh toán công nợ hoặc nợ đến hạn mức cho phép cần phải thanh toán.
Trên đây chỉ là ví dụ về một trong rất nhiều tính năng của phần mềm (là quản lý việc bán hàng) để thấy được tương lai sáng sủa mà TravelMaster mang lại cho mỗi doanh nghiệp du lịch trên bước đường kinh doanh.
Tuy nhiên, để CRM hoạt động thực sự hiệu quả thì cần phải xây dựng một kế hoạch làm việc với hệ thống CRM theo từng giai đoạn một cách hợp lý. Mà điều kiện tiên quyết chính là phải làm sao để thông tin KH được đưa vào hệ thống một cách “sạch” nhất. Thông thường chiến lược CRM nên khởi đầu bằng việc đào tạo nhân viên vì nhân viên luôn là thành phần nòng cốt tạo nên sức sống cho mỗi hệ thống CRM chạy trong DN. Việc đào tạo sẽ giúp mỗi nhân viên, nhất là bộ phận bán hàng và chăm sóc KH thấy được tầm quan trọng của hệ thống CRM và có ý thức “sống” cùng với chúng. Ngoài ra, chiến lược CRM cần xuất phát từ chính định hướng KH của DN. Cụ thể, DN muốn mình sẽ đạt vị trí thế nào trong tâm trí của KH, trên thương trường, giữa các đối thủ cạnh tranh khác…
2. Lựa chọn giải pháp
Ngoài xác định nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, bạn cần tính tới rất nhiều yếu tố như: trình độ, kĩ năng của nhân viên (tương ứng với giải pháp nào), giá cả phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, như đã nói, lựa chọn giải pháp cần căn cứ trên mục tiêu, nhu cầu rõ ràng của doanh nghiệp.
Ví dụ:
Doanh nghiệp cần đẩy mạnh các hoạt động trong quy trình booking, nhà cung cấp, tour sản phẩm, các dịch vụ cung cấp liên quan, các tình trạng của dịch vụ đối với các nhà cung cấp tại các thời điểm khác nhau trong năm.
Nếu doanh nghiệpDN đặc biệt chú trọng việc theo dõi kết quả các kế hoạch marketing tới KH mục tiêu thì họ sẽ tìm giải pháp có module quản lý thông tin phản hồi của khách hàng hoặc tính năng hỗ trợ tương tự… Khi có nhiều nhu cầu cần đáp ứng, hãy xác định nhu cầu ưu tiên bậc nhất, ở mức độ vừa phải, hay mức trung bình, từ đó lựa chọn một giải pháp có khả năng đáp ứng tốt nhất nhu cầu đó.
3. Triển khai
Có thể sẽ có nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý điều hành công ty du lịch có thể đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn. Khi đó, cần xem xét liệu phần mềm đó có thể đưa vào sử dụng ngay hay phải qua tùy biến mới có thể phù hợp, và liệu có cần thay đổi gì trong quy trình, cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng cho quá trình triển khai hay không.
Doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu qua 2-3 phần mềm khác, trên cơ sở đó so sánh ưu và nhược điểm của các giải pháp để có được quyết định đúng đắn nhất. Hiện nay, có hơn 10 nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản lý du lịch trên thị trường (cả trong và ngoài nước) theo các cấp độ khác nhau.
Hay những giải pháp quản trị đa tầng như TourPlan, TravelMaster và các giải pháp tương tự ứng dụng trên nền Oracle. Câu hỏi nên dành bao nhiêu kinh phí cho một giải pháp quản trị công ty du lịch do vậy không còn khó trả lời nữa. Bởi với sự góp mặt tương đối đầy đủ các giải pháp quản lý quan hệ khách hàng từ thấp đến cao, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động cân nhắc nguồn ngân sách dành cho việc trang bị phần mềm.
Việc triển khai đơn giản, nhanh gọn, bao gồm các hệ thống tài liệu online, truy cập mọi lúc mọi nơi. Hệ thống giải đáp nghiệp vụ vận hành luôn sẽ làm bạn hiểu hơn cách thức tiếp cận sử dụng nhanh nhất.
4. Bảo trì và nâng cấp hệ thống
TravelMaster, với hệ thống đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong ngành du lịch về vận hành và quản lý điều hành công ty du lịch. Các tính năng mới luôn được cập nhật mới, mở rộng chức năng liên tục theo hướng mobile nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình vận hành.
Xem thêm: http://docs.vietiso.com/phan-mem
